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电子会计档案信息管理存在的问题及优化措

施

0引言

随着信息技术的发展，档案信息生产、传播和储存的形式发生极大的改变，以数字形式

存储的电子会计档案已成为会计档案工作中越来越重要的档案形式。会计档案是会计流程的

一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映企业单位财务方面的历史材料等信息。但在

会计档案管理长期保存工作中仍然存在一些问题。因此，需要会计人员去认真学习、积极探

索，以促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。

1电子会计档案信息管理的重要性

经济运作是单位存在的生命之源，而财务会计档案管理的质量直接影响着单位的经济运

作情况。对于电子会计档案来说，其是单位在长期运营过程中产生的财务资料，代表了本单

位财务情况，对后续经济活动的展开和管理均具有重要指导意义。电子会计档案管理工作的

有效实施，可以提高信息处理的速率和质量，为各部门下一阶段的经济活动提供财务数据支

持，同时新型技术的应用，还可以有效解决劳动力，控制成本投入，提高会计信息的综合利

用效果。但是电子会计档案管理、应用以及保存等工作的实现，均需要将计算机网络作为载

体，这样就决定了档案信息的不安全性，在任何阶段均有可能会受到外部因素影响而出现问

题，造成档案信息损毁或者失真。基于单位运营需求，必须要加强对电子会计档案长期保存

的重视，采取措施来避免保存过程中受到的损伤。

2电子会计档案信息的特点

2.1信息保存期延长

新法规中规定会计档案定期保管年限更改为10年和30年两类，并对会计档案移交单位

档案管理机构年限进行了适当延长。在此背景下，怎样才能实现电子会计档案信息的长期保

存，已经成为行业研究要点。在应用各项技术对档案信息进行保存时，还要注意在后期阶

段，是否存在系统以及平台来有效读取原有数据档案信息，保证各类档案信息可以充分发挥

其所具有的指导信息。

2.2信息保存要求高

现在计算机信息技术已经被广泛的应用到各个领域，对档案信息管理工作的实施也具有

一定推动作用，已经实现了现代化和数字化发展。在此背景下，不存在纸质档案对应的原生

电子会计档案持续出现和增加，在一定程度上加大了档案信息保存管理的难度。新《办法》

规定单位生成以及外部接收的电子会计档案信息，可以利用电子形式进行保存，需要计算机

系统以及专业软件技术作为支持。但是在此过程中，一旦原生电子会计档案保存存在缺陷，

势必也会对电子会计档案信息的长期保存产生不良影响。

2.3信息内容复杂性

想要实现对电子会计档案信息的长期保存，需要对其具有的特点进行分析，因为其会涉

及到多方主体，需要科学性高的组织者对各类档案资料进行统筹管理，同时还要求具有较高

专业技能水平的工作人员参与管理。另外，基于电子会计档案保存载体特点，还需要已经相

对成熟的系统和软硬件作为基础，单位需要与专业系统、软件开发商保持有效联系。假如在

此过程中存在任何问题，均会加大会计档案信息保存风险性，导致其在长期保存过程中受到

破坏，造成信息失真。

3电子会计档案信息管理中存在的问题

3.1配件支持问题

因为电子会计档案信息的长期保存需要有可靠性高的软硬件作为支持，但是就现状来

看，很多单位此方面建设不到位。现用档案信息保存和利用载体的服务器、硬件外围设备以

及终端均需要进行更换和升级，以及财务管理系统也需要进行更新。

3.2管理工作问题

虽然对电子会计档案信息管理的重视不断提高，但是因为技术水平限制，目前管理工作

在实际开展中还存在较大缺陷。很多具有会计等财经专业学历的财务人员，并没有档案学专

业背景，对档案管理工作内容以及要求了解不全面。同时，管理制度缺失也是限制管理工作

有效展开的主要因素，导致电子会计档案长期保存中出现丢失、泄密、无法读取等问题，无

法作为指导文件应用。

3.3专业技术问题

电子会计档案信息的长期保存，关键是要保证其完整性和安全性，即在保存阶段不会被

篡改、窃取，保证在后期应用中可以顺利读取。但是现在参与财务管理工作的人员，并不具

备专业信息背景，无法高效应用各项信息技术，在对财务管理系统以及保存系统进行操作

时，经常会因为人为失误加大保存风险。

3电子会计档案信息管理优化措施

3.1提高人员综合素质

所有保存管理工作的实施，均需要由专业人员负责，这样单位就需要安排专业素质和职

业精神较高的人员负责，降低人为因素对保存工