大型会议接待方案范本(2篇) .pdfVIP

大型会议接待方案范本

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接

待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议

总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

方案一：

一、会前

1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等

信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、

游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演

讲稿等会议相关物品。

3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮

等。

4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务。会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。

三、会后

1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客

户进行核对并结帐。

2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议___或花名

册。

3、合影。会议期间参会人员___合影，会议结束前冲印出来分发

给每位与会人员以做留念。

方案二：

一、会前准备工作

1、___会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务

工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与

会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬

等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜

访席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明

确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保

健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、___照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务___与服务工作

1、会务人员提前___小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案___与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前___分钟，关闭会场大门，与会

人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找

人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、___照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、___送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员

等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

大型会议接待方案范本（2）

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会议名称：XXX