物资管理信息系统业务运行规定.docx

物资管理信息系统业务运行规定

第一章总则

第一条按照集团公司加快信息化建设，统一规划、统一标准、统筹进行信息基础设施建设的指导方针，切实做到“保障供应、降低成本；开拓社会市场、增加效益；加强管理、加速资金周转；利用电子商务平台，降低采购成本”，进一步提高物资管理整体水平，提高全局整体经济效益，充分发挥CQ石油勘探局（以下简称“CQ”）物资管理信息系统功能，确保系统正常、高效运行，进一步明确各操作环节的职责，制定本补充规定。

第二条通过本程序的运行，主要实现以下目标：

（一）进一步发挥系统优势，明确编码申请、新建及审核工作，规范计划报送和审批、物资采购、合同的签订和审批、仓储管理及结算行为，降低物资采供成本，推进物资系统专业化服务；

（二）进一步开拓市场、扩大市场份额，巩固已有的油田物资服务市场，强化物资售后服务，力争用低价格、高质量和优质高效服务于局内外市场；

（三）进一步利用现代信息技术手段，构建CQ物资系统电子商务平台，实施科学管理，适应发展现代物流的需要。

第三条本运行程序主要包括系统维护、编码管理、工程管理、计划管理、采购管理、合同管理、物资验收管理、发料管理、仓储管理、结算管理等模块。

第四条本业务运行程序中所使用的买卖合同（或临时求援卡）、代储代销协议、各种单据、帐册报表等系统自动生成统一格式，一律由计算机打印和管理。

第二章系统维护管理

第五条“CQ物资管理信息系统”由器材供应处统一维护，各二级单位可根据具体业务需要，由其系统管理员管理其用户、用户权限等信息。器材供应处系统维护工作由电子商务部负责，二级单位系统维护由其指定负责部门或人员。

第六条收发料单位注册和维护，器材供应处负责对所有供应商及所属的一级用户维护，二级单位可自己负责对其所服务的二级用户或三级用户进行维护，也可书面委托器材供应处维护。

第七条器材供应处负责对物资系统涉及的用户管理、报表纸张设置、系统参数设置、审批管理、编码方案管理、计量单位管理、主要物资目录、下放物资目录等全局共性化的参数进行授权和设置，并对器材供应处内部业务运行相关参数授权；二级单位负责本单位内部用户管理、报表纸张设置、系统参数设置、审批管理等个性化的相关参数进行授权。

第八条器材供应处内部所有授权及参数设置必须依据本运行程序规定或相关物资管理制度进行，用户维护管理必须依据相关科室、站库出具的书面证明文件（书面文件必须明确被授权用户的岗位及分管物资大类），器材供应处系统维护人员应当妥善保存这些原始书面文件。业务、保管等人员岗位变动时，相关科室、站库应及时书面通知系统维护员。

第九条器材供应处内部系统业务运行程序变更、用户需特殊授权、系统参数调整、内部审批程序调整等，必须依据相关文件、规定或物资管理部门的书面通知。

第三章物资编码管理

第十条编码管理包括编码申请、新建编码、编码审核及编码查询功能。

第十一条CQ物资分类编码遵循SY/T5497-2000《石油工业物资分类与代码》（以下简称《标准》）及《应用指南》之规定。

第十二条编码结构一律采用5层14位等长的数字结构，分别标识物资的大类（2位）、中类（2位）、小类（2位）、品名（2位）、型号规格。

第十三条编码层次结构的前八位代码（即大类、中类、小类、品名代码）或前六位代码（即大类、中类、小类）为行业共享码，《标准》中已编到的必须严格按标准执行，任何单位不得自行变动。代表型号规格的后六位代码，应按照物资的型号规格排序，自行编码（参照《标准》、《应用指南》说明列出的方法，确定型号规格的排序）。

第十四条CQ物资管理信息系统的物资分类及编码必须统一，遵循科学性、系统性、唯一性、实用性和可扩充性的原则，将石油工业物资划分为60个大类。

第十五条物资的名称以相关的国家标准、行业标准为依据，无国家标准和行业标准的，则采用企业标准或习惯的商业名称，物资名称以中文名称为主，物资名称同样应遵循唯一性的原则，任何单位和个人不得以任何借口用虚增的物资名称申报新编码，逃避检查与监督。

第十六条器材供应处负责全局物资编码的审核与管理。新增的物资编码由使用单位申请或器材处业务人员新建后提交，器材供应处电子商务部编码审核人员可以查询“待审”、“已审”和“禁用”的物资编码信息，并对“待审”编码进行审核。

第十七条用户可以查询编码库中的所有编码，上报物资需求计划时发现编码库中无编码的，应及时申请。

第十八条器材供应处科室业务人员收到用户提交的物资编码后，首先对照《标准》审查申请新增编码的物资大、中、小类及品名划分是否准确，避免“同物异名”现象，并在自接到申请之时起1个工作日内完成新建或退回工作，退回的编码申请必须在审批意见中注明详实的理由（如同物异名的物资应注明正确的物资名称）。

第十九条