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办公室4S标准化
一、主旨：4S活动不只是将“职场整理干净”，连带将〝人的思考方式〞行动的质予以改
变，进而使事务作业提高‘工作之质’。
二、适用范围：各办公室均须依本标准执行。
三、基础概念：
项目定义说明效果目的
分类整理，清理出要职场没有任何妨碍工作
整理清理杂乱不要的物品，不要的或有碍观瞻的物品。降低作业成本
彻底排除处理。
规划安置，将要留的物品各安置位可以快
整顿定位、定容、定量物品加以定位、定速、正确、安全的取得提高工作效率
容、定量。所需要的物品。
清扫职场，将物品设工作职场无垃圾、无
清洁无污无尘备道具等清扫干污、无尘、无垢。提高工作质量
净，并去除污染源。
保持职场无污无尘明亮清爽的作业环境。
清扫保持清洁的状态，并防止污染激励工作士气
源的产生。
四、执行标准：
项次内容执行要点
1.各文件须分类其性质、客户别等，并归档至同一卷宗。
2.各卷宗须有名条标示其文件名称及卷宗序号。
3.卷宗名条需依各性质资料作颜色区分管理。（如：工程类→
红色
一文件整理盘点
；设备类→绿色）。
4.由时间先后将资料依序归档，并于首页建立索引或文件一览
表。
5.过期之文件（超过3年）应销毁或收存。
1.性质相同文件置于同一文件柜，并明示陈列性质。
2.将柜内空间做效率化管理，清除多余的物件。
二档案文件柜管理
3.近线、合理化的规划布置，以扩大办公室的空间。
4.共享化：废止个人文件柜。
1.事务用品之共享化及场所集约并明示。
三文具、设备管理
2.各办公室设备（计算机、饮水机、会议室）需明示其管理者。
1.设置废纸回收箱及资源回收再利用箱（双面影印、信封袋）。
2.无纸化：影印业务之低减、书类单页化及原稿单一地方保管
四减废
化。
3.个人化：茶杯。
须有人员座位配置图，并张贴于办公室人员出入口处，图示需朝
五人员位置配置图
外，使外来者
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