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配件库管理制度

机动车配件采购、检验、使用、公示制度

公司配件部采取按需备货、临时采购的方式满足生产需要，仓库

只备保养类、底盘易损件、多发故障配件等消耗量大的配件，其它的

配件，待生产需要才开始采购。库存配件按先进先出的原则出库及计

算成本。

配件管理流程包括。询价、采购、入库、库存管理及出库五个方

面，报价员负责配件的询价、报价，把配件采购回来，仓管员负责配

件在厂内的日常管理及出入库，配件主管(经理)负责全面管理，包括

仓库的财务处理。

一、询价

1、报价员根据该车底盘号或其他识别特征，选择正确的车型，查

询配件系统，确定该配件的编码。

2、输入询价配件名称及编码，先查询该配件库存量及销售历史，

查找有无足够的存货可以供应。存货足够，则根据库存配件成本价

格，加上规定的配件毛利，作为销售价报价(常规配件可参考历史销

价，先行报价)。

3、库存缺货时，报价员根据配件编码，查看连锁分店滞销库存信

息，确认无分店销售后，通过电话、传真、网络等方式向配件中心询

价。

4、报价员汇总配件中心反馈的报价，并做好询价历史记录，选择

合理的价格(含税)，作为成本价格，加上规定配件毛利，作为销售

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价，报给维修顾问。维修顾问，以此为基础，根据不同客户背景，小

范围调整，最终以调整后价格报给客户。

二、采购

1、仓库需要补仓或客户同意维修，需要备货时，报价员开始采购

配件。

2、将询价单中的配件转入《采购单》，或直接录入采购配件。查

询库存情况，库存充足，则不需采购。

3、库存不足，则在采购单上输入数量，合理的价格，形成最终

《采购单》。

4、将《采购单》传给供应商订货，通知供应商发货，确定到货时

间，或直接安排人员去现场采购。

5、金额较大的必须由配件主管(经理)进行采购审核。

6、如果需要先付订金，申请由财务人员支付订金。

7、报价员跟踪已订货配件，做好跟踪记录，到货后，及时通知前

台人员。

8、配件主管(经理)要选择好固定的物流公司，作为外地采购的配

件发货渠道，再安排司机取货。

9、维修车间使用的劳保用品的采购，原则上由行政采购，仓管协

助入库管理。(特殊情况配件部协助采购)。

三、入库

1、配件到货后，报价员要先验货，如果报价员鉴别能力不足，则

通知班组长一起验货检查。检查配件的数量、质量和供应商的《销售

单》是否相符。

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2、如果有配件不符合要求，仓管员不能入库，由报价员要及时联

系供应商，协商换货或退货。

3、仓管员依据供应商的《销售单》入库输单。注意。入库时配件

的数量、单位要换算成和出库用的数量、单位一致(例如机油按升入

库)。

4、如果该配件是第一次入库，由配件主管(经理)统一定义该配件

的属性。

5、仓管员打印《入库单》，将供应商的《销售单》和《入库单》

订在一起，请配件主管(经理)先审核，再送总经理(区域总经理)审

核。

6总经理审核后，会计才能入账付款，实行月结的供应商，会计

在月初汇总对好帐，总经理审核同意，出纳员到期付款。

四、库存管理

1、仓管员日常根据实际情况随时整理配件存放仓位，保持整洁，

贵重配件要每天盘点，保证配件实际库存和软件系统数据保持一致。

2、仓管员对于每天有进出库的配件，当天进行盘点，及时发现差

错，提交配件主管(经理)审核，及时纠正。

3、每月底，配件主管(经理)____人员对库存配件进行重点盘点，

重点对存库价值高的配件进行盘点。

4、每____个月，配件主管(经理)要对所有物料(包括不需要领料

登记物料)，全面盘点。

5、每月月底，配件主管(经理)要提交盘点报表，查明差错原因，

落实相关人员的责任，写盘点结果报告交总经理审核。总经理审核后

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通知财务经理修改营业数据，总经理授权配件主管(经理)修改库存数

据。

6、配件主管(经理)根据调整后的真实库存数据，对库存进行补

货、待销或调整计划