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会议接待方案(共9篇)

会议接待方案〔一〕:假设你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作

会议组织工作在会议流程中至关重要,会议组织的好坏直接影响着会议能否顺

利进行.因此,会议前的筹划方案很重要,因此要作好充分的准备.\x0d一、会

前准备\x0d1、确定会议是否必要.能否通过其他方式使会议准备解决的问题更

有效地获得解决2、确定会议的目的.试图达成什么样的结果会议准备做出什么

样的决定准备取得什么的行动方案3、准备议事日程.列出与会议目的有关的工

程.依重要程度进行工程排序.把有关工程归并为一组.限定每个工程的商议时

间.4、收集所有与会议所议工程有关的信息.如果太长、太多,将其要点摘录出

来.5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅.6、根据要讨

论的问题限定与会人员.7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息.如果

有,需简要告诉大家.二、会议期间控制1、表达会议的目的.2、核对并记录

与会者.3、根据议事日程顺序提出每个工程,然后进行讨论,征求有关与会者的

意见.4、给每一个人表述自己意见的时机.5、控制讨论过程.如果发生与论题

无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身.6、如果讨论变得复杂,

出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括.7、坚持预

定的时间,不要拖延.8、在每个工程讨论结束后加以概括,以便决策或达成结

论.9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括.如确有必要进一步讨论,可以

推迟到下一次会议.\x0d10、确定下次会议的议题和时间.三、会后工作1、在

与会和未与会的人中间传阅会议记录.会议记录应准确.会议中所形成的决策要

突出承当行动的责任人姓名、时间及标准.说明下次会议的日期和时间.2、根

据会议,对执行进行监督和检查.会前工作：1、与会议主办者洽谈.2、向会议主

办方提供会议接待筹划方案和报价.3、邀请会议主办者实地考察会议举办场

所.4、与会议主办者确认会议接待方案.5、与会议主办者签订会议接待标准合

同.6、确认会议主办者预付会议订金事宜.7、在会议举办前制定会议工作人员

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效劳标准条例及会议接待手册.8、准备会议资料.〔含代邀请相关领导、新闻媒

体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务效劳及公关礼仪、翻译、通讯及文

秘效劳.〕会中工作：9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接

站.10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料,来客接待.11、会议秘书协助会

场布置及会场的会务效劳.12、会议秘书在会议接待〔报到〕处协助会务组确认

和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息.协助分发会议礼品及房间派送

水果等会务工作.13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他

相关安排等工作.14、提前确认会议代表〔客户〕的娱乐工程、娱乐场所及消费

和付费的方式.15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、

购、娱安排事宜〔日程安排、房餐车导游等安排〕.16、确认并保障会议期间会

场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作.17、确认特殊客

人〔含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等〕的安排及接待工

作.18、协调会议期间的交通工具的安排.19、代办会议代表返程及他程的交通

票务及其他委托代办效劳.会后工作：20、会务效劳的总结、评估、会议代表的

意见反应及处理工作.21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料

的汇总结书工作及印刷代表通讯录.22、与会议主办者的费用结算工作.

会议接待方案〔二〕:管理学案例分析

1、案例分析

某公司最近召开了一年一度的夏季商品交易会，会前办公室为会议召开作了

充分的准备：接待各地代表，布置宣传广告，各商品样品陈列，开货单，介绍

商品，有的加班加点到深夜。各职能科室和行政管理人员主动自觉到各科帮

助。三天的会议，接待了上千人次，成交额几百万元，大大超出了会前预计

数。

在总结大会上，公司领导充分肯定了此次会议取得的成功，当提到员工为大

会做出的努力时说：“大家表现的都很不错，为大会做出了奉献。在接待过程

中，组织部的同志提着茶壶，在楼里跑上跑下，这种互助精神值得表扬。〞

对领导的表扬，员工们议论纷纷，一种说法是“交易会的成功，销售额的增

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加，