证照及印章管理办法.docx

国有企业证照及印章管理办法

第一章总则

第一条为规范公司印章管理，切实维护公司利益，避免因印章使用不当出现的各类问题，特制定本办法。

第二条凡刻有“XX有限公司”字样的公司公章和其他公司印章，均适用本办法。

第二章印章的种类

第三条公司印章分为公司公章、法定代表人私章、公司业务专用章、董事会印章、监事会印章。

第四条公章为刻有“XX有限公司”字样的印章，代表公司的法定名称、权力、凭信和职责。法定代表人私章为刻有公司法定代表人姓名的签章。

第五条公司业务专用章指刻有“XX有限公司”字样的，专门适用于合同、财务、发票、人事、投标、发货等专门用途和范围，经过公司授权，具有相应法律效力的印章。如“XX有限公司合同专用章”、“XX有限公司财务专用章”、“XX有限公司发票专用章”、“XX有限公司项目授权专用章”、“XX有限公司投标专用章”等。

第六条董事会印章指刻有“XX有限公司董事会”字样的，专门适用于以董事会名义出具公告、报告、文件的印章。?

第七条监事会印章指刻有“XX有限公司监事会”字样的，专门适用于以监事会名义出具公告、报告、文件的印章。

第三章印章的刻制、启用和注销

第八条公司印章的刻制、发放、回收、日常保管和使用工作由综合管理部指定专人负责。公司公章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章和发票专用章经公司总经理批准后方能刻制，董事会印章经公司董事长批准后方能刻制，监事会印章经公司监事会主席批准后方能刻制。其他各业务专用章由业务部门提出申请，经部门一级主管批准且报综合管理部备案(见附件2)后刻制。

第九条因工作或业务需要、印章磨损(损坏)、印章样式改变、单位名称变更等需刻制新的公司印章，亦按照第八条规定执行。

第十条公司印章统一由综合管理部到公安机关指定地点刻制。

第十一条新刻制的印章须由综合管理部验印登记后方能启用。

第十二条所有印章刻制完成后，均需在审批同意的《印章刻制申请表》(见附件1)和《印章备案登记表》(见附件2)上印上印章模样，并由综合管理部归档。

第十三条公司印章停用的，必须向综合管理部办理注销手续并将作废印章交回综合管理部，由综合管理部统一处理。董事会印章因特殊原因需要停用的，由董事长决定并签字同意。由董事会秘书将停用原因、时间通知公司各有关机构及有关部门，并收回停用的印章由综合管理部统一处理。监事会印章因特殊原因需要停用的，由监事会主席决定并签字同意。由监事会主席将停用原因、时间通知公司各有关机构及有关部门，并收回停用的印章由综合管理部统一处理。

第四章印章的管理和使用

第十四条原则上实行印章保管和印章审批分开。公司总经理、公司主管领导、董事长、监事会主席、部门负责人、法务部门或其他相关部门是用章审批人。

第十五条公司公章、合同专用章由综合管理部指定的专人保管，财务专用章、发票专用章、法定代表人私章由财务部门指定专人保管，其他部门业务专用章由部门主管指定的专人保管。公司董事长是董事会印章管理的主管领导。公司董事长授权董事会秘书按照本制度的规定负责日常董事会印章的保管和使用，董事会秘书也可以安排专人负责保管。监事会主席是监事会印章管理的主管领导。监事会主席按照本制度的规定负责日常监事会印章的保管和使用，监事会主席也可以安排专人负责保管。印章保管人员领取印章前应签署《印章保管承诺书》，其他任何人员未经批准不得私自动用公司印章。

第十六条印章保管人员应严格履行保管职责，妥善保管印章，不得擅自转借或交由他人保管。如有毁损或遗失，必须立即向综合管理部及部门主管报告。

第十七条印章持有情况纳入印章保管人员离职、离岗时移交工作的一部分，如员工持有印章，须办理归还印章手续后方可办理离职、离岗手续。

第十八条公司建立《印章借用登记表》制度(见附件4)，对印章保管人员领取和归还印章情况在表上予以记录。

第十九条任何人员在未经批准的情况下，不得将公司公章私自带离公司总部的办公区域。如因特殊情况需在总部以外的地点使用的，则必须经一级部门主管及综合管理部主管批准(具体审批流程见0A系统、公司印章借用申请)，由印章管理员监督用印。如要借用公章，还应由临时公章保管人员签署《临时印章保管承诺书》及借章人签署《印章借用承诺书》后，方能将公章带离。

第二十条公章的使用

(一)公章的使用范围

1、以公司名义向主管部门报送的请示、报告、公函等，以公司名义向公司下属或子公司下发的文件，以公司名义向外发出的函件；

2、以公司名义对外签署的合同、协议等；

3、以公司名义颁发的各种证件、证书、聘书等；?

4、以公司名义开具的介绍信和法律文书；?

5、以公司名义签署的劳动合同；

6、公司对外的投标材料(在招标方明确要求的情况下);?

7、其他情况。

(二)公章的使用程序公章的使用由业务部门或公司分支机构