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对电算化会计档案安全问题的思考

对电算化会计档案安全问题的思考

随着社会科技的不断发展，电子计算机技术逐渐被应用到传统的

会计工作中，形成了一种新的会计分支，即会计电算化。会计电算化

的应用在很大程度上提高了会计的工作效率，促使会计更加适应当前

信息时代下的财务管理。会计电算化是以计算机为主要载体，很多会

计信息资料都被保存在计算机中，并通过网络来实现信息交流与传递。

然而由于计算机技术与网络技术自身的缺陷，给电算化会计档案的管

理形成了一定的不安全因素影响，如硬件损坏档案丢失，或者侵入盗

取资料等等。为此，加强电算化会计档案的管理成为一件迫在眉睫的

工作。以下笔者就通过自身工作体会，来对电算化会计档案的安全管

理问题进行思考与探讨。

一、电算化会计档案安全管理的特点

与普通纸质会计档案相比，电算化会计档案的管理要更加复杂。

这不仅表现在要将所有的会计信息录入计算机中进行整理归类，更重

要的是要将这些档案的安全管理工作做到位。具体来讲，电算化会计

档案的安全管理存在以下特点：

1.保存的内容种类较多

自我国于1999年开始采用电算化会计档案管理时起，国家就颁布

了相关的法规条例，要求在使用计算机进行会计资料档案的管理时，

除了要在计算机上做好数据保存存储之外，还需要将某些必要的资料

进行打印，以纸质的形式保存备份，以确保会计信息资料的安全。也

就是说，在电算化会计档案的管理中，是需要以电子档案与纸质档案

共同保管的方式来存储档案，这种双重的会计档案保管形式虽然增大

了会计档案管理的安全性与可靠性，但在一定程度上增大了管理难度，

保存的内容种类较多，包括纸质形式、计算机硬盘形式、光盘形式等

硬件，还包括相关数据或财务软件系统等软件。

2.表现形式较为特殊

这主要体现在电算化会计档案管理是需要借助计算机来实现的，

这就与传统的纸质会计档案管理有着很大的不同。即纸质的会计档案

能够直接从纸质文件上查看出来，具有很强的直观性，可以直接查看

会计信息资料而无须借助其他的技术方法或硬件设施。但这种传统的

会计纸质档案保存的信息量较小，且会占用大量的空间，不利于数据

的快速查找。而电算化会计的档案管理则很好的避免了这一问题，其

是通过计算机硬件与软件的相互作用来实现高效的会计信息档案管理，

不但能够保存大量的信息资料，且易于管理查找，便于管理。不过需

要注意的是由于其表现形式较为特殊，对计算机有很大的依赖性，这

就为电算化会计档案管理与保存带来了一定风险，即若计算机出现故

障或问题，极易使计算机内的数据读不出来，造成会计信息丢失。

3.保管条件较高

电算化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度

和其他意外情况而丢失。另外，由于电算化会计档案集中存储在计算

机硬盘、光盘和磁性等存储介质中，如果未安全保存，电子数据会非

常容易被修改，很难判断其原始性，需要提高安全保管意识和做好保

密措施。电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档

案因其信息的数字化，大大提高了会计档案的利用效率，便于会计档

案信息的资源共享;但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，

加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

4.时间长，版本多

随着会计电算化程度的深入和使用使用时间的推移，不同财务软

件和版本越来越多，需要各个单位的财务部门结合工作实际，精心组

织，科学规划，选择合适的财务软件，保证财务软件工作前后衔接一

致和会计档案的科学管理。

二、当前电算化会计档案管理工作中存在的安全问题

就目前我国的电算化会计档案管理现状来看，管理工作中还存在

着很多问题，如管理制度不够健全、管理人员业务素质不高、对电子

档案不够重视、计算机系统与网络系统的安全度不高等等。这些管理

问题在一定程度上对电子档案的安全管理造成了影响，尤其是计算机

系统与网络系统的安全管理问题，更是直接导致了电子会计档案管理

的安全性较低的主要原因。

1.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化

仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、

销毁仍沿用手工系统的制度;没有对会计电算化信息系统档案保管人员

的职责作出相应的规定;也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档

案的环境等。

2.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理

人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电

算化档案管理工作整体水