工程资料管理策划.doc

工程资料管理策划

人员配置

我分公司对下属项目部配置有专职资料员和项目工程师，有资料员负责所在工程的工程资料的收集与整理、以及归档工作。

分公司设有负责工程师，负责本分公司的技术资料的审核工作。

二、工程资料管理

1工程文件归档范围

1．1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

1．2凡在本省行政区域内，新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。

1．3工程文件的立卷分类应符合本规范附录D的要求

2归档文件的质量要求

2．1归档的工程文件应为原件。

2．2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

2．3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2．4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2．5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

2．6卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。

3立卷的原则和方法

3．1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3．2一个建设建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3．3立卷可采用如下方法：

1工程文件可按建设程序划分为工程准备的阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

竣工图可按单位工程、专业等组卷；

竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

3．4立卷过程中宜遵循下列要求：

1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2案卷内不应有重份文件；不是载体的文件一般应分别组卷。

4卷内文件的排列

4．1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

4．2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

4．3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

7．5案卷的编目

5．1编制卷内文件页号应符合下列规定：

1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”

2页号编写位置：单面书写的文件右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5每个建设项目应设总目录卷，按卷顺序号登记排列。

5．2卷内目录的编制应符合下列规定：

1卷内目录内容：

1）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；

2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

3）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；

4）文件题名：填写文件标题的全称；

5）日期：填写文件形成的日期；

6）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

7）卷内目录排列卷内文件首页之前。

5．3卷内备考的编制应符合下列规定：

1卷内备考表。

2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5．4案卷封面的编制应符合下列规定：

1案卷封面内容：

1）档号：应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写；

2）档案馆代号：应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写；

3）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

4）编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；

5）起止日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期；

6）保管期限：分为永久（永久保存）、长期（同该工程的使用寿命）、短期（20年以下）三种期限。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

7）密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；

8）共几卷：工程文件的总卷数；

9）第几卷：该卷的顺序号。

6案卷装订

6．1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文