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建筑工程资料管理及归档制度

第一章总则

为加强建筑工程资料的管理及归档，保障资料的安全和有效利用，根据国家及行业相关法规、政策，制定本制度。建筑工程资料是记录工程实施过程、施工质量、竣工验收等重要信息的文件材料，是保证工程质量和项目管理的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于所有参与建筑工程项目的相关单位，包括但不限于施工单位、监理单位、设计单位、业主单位及其他相关方。所有涉及工程资料的收集、整理、存档、查阅和管理的活动均需遵循本制度。

第三章资料管理的任务

建筑工程资料管理的主要任务包括：

1.资料收集：确保所有工程相关资料的完整收集，包括设计图纸、施工记录、质量检测报告、竣工验收材料等。

2.资料整理：对收集到的资料进行分类、编号、归档，形成系统化的资料库。

3.资料保管：对归档资料进行妥善保管，确保资料的安全性、完整性和可追溯性。

4.资料查阅：建立资料查阅制度，确保相关人员能够方便地查阅所需资料。

5.资料移交：在项目结束后，按规定程序将资料移交给业主或相关主管部门。

第四章资料的收集与归档

4.1资料收集

建筑工程资料的收集包括但不限于以下内容：

-项目立项文件

-设计文件（包括设计变更记录）

-施工合同及相关法律文件

-施工过程中的各类记录（如施工日志、会议纪要等）

-质量检测报告

-竣工验收报告

-其他相关资料

所有资料必须确保字迹清晰、内容完整，并由专人负责收集和整理。对不符合要求的资料，需进行补充和修正。

4.2资料归档

资料归档应遵循以下规范：

1.分类归档：按照资料的类别进行分类，确保同类资料集中存放。

2.编号管理：每份资料应进行编号，编号规则须统一，以方便查阅。

3.归档时限：不同类别的资料应规定具体的归档时限，确保及时归档。

4.归档责任人：指定专人负责资料的归档工作，并对归档的完整性和准确性进行审核。

第五章资料的保管

5.1资料保管原则

1.安全性：资料应存放在专门的资料室或档案库，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

2.环境控制：资料保管环境应符合温湿度要求，确保资料不受损坏。

3.定期检查：每年定期对资料进行检查，确保资料的完整性和安全性。

5.2资料交接

在项目交接或人员调动时，需进行资料的交接：

1.交接清单：交接时应填写资料交接清单，清单中应详细列明交接资料的名称、数量及状态。

2.双方签字确认：交接资料需由双方签字确认，确保交接无误。

第六章资料的查阅和借用

6.1查阅制度

资料查阅需遵循以下程序：

1.提出申请：查阅人员需填写查阅申请表，说明查阅目的及所需资料。

2.审批程序：查阅申请需经资料管理部门审核批准，未获批准不得查阅。

3.查阅记录：查阅资料时需填写查阅记录，记录查阅人员、查阅时间及资料名称。

6.2借用制度

资料原则上不外借，特殊情况可借用：

1.借用申请：需填写借用申请表，说明借用理由及归还时间。

2.审批流程：借用申请需经资料管理负责人批准，方可借出。

3.归还与检查：资料借用后，需按时归还，并由资料管理部门进行检查确认。

第七章资料的转递

7.1转递原则

资料转递应遵循以下原则：

1.密封转递：所有转递资料应密封包装，确保资料安全。

2.记录转递：转递时需填写转递记录，记录转递人员、转递时间及资料名称。

7.2内部转递

项目内部人员调动时，资料应随人转递：

1.转递清单：转递员工需填写转递清单，确保资料完整转递。

2.核对无误：对转递的资料需及时核对，确保无误后办理转递手续。

第八章资料的监督与评估

8.1监督机制

为确保制度的有效实施，需建立监督机制：

1.定期检查：由专门的监督小组定期对资料管理工作进行检查，确保制度落实。

2.反馈机制：设立反馈渠道，收集相关人员对资料管理的意见和建议。

8.2评估机制

1.年度评估：每年对资料管理工作进行评估，分析存在的问题并提出改进措施。

2.报告制度：评估结果需形成书面报告，报送至相关管理层审核。

第九章附则

本制度由建筑工程管理部门负责解释，自颁布之日起实施。制度如需修订，须经管理层审核。所有相关单位需严格遵守本制度，并对制度的执行情况负责。

通过上述制度的制定与实施，可以有效提升建筑工程资料的管理水平，确保资料的完整性、安全性和可追溯性，从而为建筑工程的顺利实施和后续管理提供有力保障。