生物科技公司合同付款管理办法.docx

生物科技公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本生物科技公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的合理性、安全性和效益性，依据国家相关法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于原材料采购合同、技术服务合同、设备购置合同等。

二、职责分工

1.合同签订部门

负责依据业务需求发起合同签订流程，确保合同条款中对付款方式、付款时间节点、付款条件等相关付款内容明确、清晰且符合公司利益与业务实际情况。

在合同执行过程中，跟踪业务进展，及时判断是否达到付款条件，并向财务部门提交付款申请。

2.财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括核对合同条款、检查相关发票及凭证是否齐全、审批流程是否完整等。

根据公司资金状况统筹安排付款计划，合理调配资金，确保按时、足额付款的同时保障公司资金的正常周转。

负责记录和核算与合同付款相关的账务信息，定期进行财务分析，并向管理层汇报合同付款情况及资金使用效益情况。

3.法务部门

参与重要合同的审核，对合同中涉及付款的法律条款进行审查，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。

在出现合同付款相关的法律纠纷时，提供专业的法律意见及解决方案，协助公司维护合法权益。

4.管理层

负责审批重大合同付款申请，依据公司整体战略、经营状况以及预算安排等综合因素做出决策。

监督合同付款管理办法的执行情况，定期组织相关部门对合同付款流程进行评估和优化，保障公司合同付款管理工作的高效、规范运行。

三、付款申请流程

1.申请准备阶段

合同签订部门在确认达到合同约定的付款条件后，应收集整理相关付款依据资料，如已签字盖章的有效合同文本、符合要求的发票（增值税专用发票或普通发票，依据合同及税务规定而定）、货物或服务的验收证明（如有验收环节）、对方单位的收款账户信息等。

填写《合同付款申请表》，申请表应详细列示合同编号、合同名称、供应商/合作方名称、付款金额、付款方式（如银行转账、支票等）、本次付款所属阶段（如预付款、进度款、尾款等）以及对应的付款依据说明等内容。

2.内部审批阶段

《合同付款申请表》及相关资料首先提交给部门负责人进行初审，部门负责人需核实业务实际进展情况与付款条件的契合性，确认无误后签字批准并转送至下一审批环节。

根据合同金额及性质不同，依次经过相关分管领导审批，分管领导应从业务合规性、预算安排等角度进行审核，审批通过后提交至财务部门审核。

对于重大合同（金额达到公司规定的重大合同标准，如[X]万元及以上）的付款申请，还需经过公司总经理或其他有决策权的高层管理人员审批，审批时综合考虑公司整体资金状况、战略发展等因素后做出决策。

3.财务审核阶段

财务部门收到付款申请后，安排专人对申请表及所附资料进行严格审核。重点核对合同条款与付款申请内容的一致性，发票的真实性、合法性以及与付款金额的匹配性，验收证明等资料的完整性等。

若审核发现问题，财务部门应及时与合同签订部门沟通反馈，要求其补充或修正相关资料；审核无误后，财务人员根据公司资金安排情况在申请表上签署审核意见，如同意付款并注明预计付款日期等信息，若因资金紧张等原因需延期付款的，应说明具体情况及后续付款计划安排。

四、付款执行

1.经各级审批通过且财务部门确认可以付款后，财务人员按照申请表中注明的付款方式及收款账户信息办理付款手续。

2.对于采用银行转账方式付款的，财务人员应严格遵守银行结算相关规定，准确填写转账信息，确保资金准确、安全划转至对方账户；采用支票付款的，要妥善填写支票内容，做好支票的领用登记及后续跟踪，防止出现支票丢失、冒用等情况。

3.付款完成后，财务部门应及时取得银行付款回单等支付凭证，并进行相应的账务处理，更新合同付款台账，记录付款日期、付款金额、付款凭证编号等关键信息，做到账实相符、账账相符。

五、预付款管理

1.若合同约定需支付预付款项的，合同签订部门应在申请预付款时，充分说明预付款的必要性、预付款比例的合理性（需符合行业惯例及公司相关规定）以及后续业务执行保障措施等情况，并在合同中明确约定预付款对应的后续货物交付、服务提供等条款以及预付款退款条件（如有）。

2.财务部门在审核预付款申请时，除常规审核要点外，要重点关注预付款项对公司资金流动性的影响，以及后续预付款项回收或冲抵的风险控制措施是否到位等情况。

3.在支付预付款后，合同签订部门需密切跟踪合同执行情况，督促对方按照合同约定及时履行相应义务；若出现对方未按约定执行且符合预付款退款条件的情况，应及时协调退款事宜，并通知财务部门进行相应的账务处理。

六、进度款管理

1.对于按工程进度、项目阶段等分期支付进度款的合同，合同签订部门应在每次申请进度款前，组织相关专业人员（如项目工程师、质量管理人员等）对