大型会议活动接待方案 .pdfVIP

▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举

办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续

后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展）

第2天08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00开始举行会

议。▲12:00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13:00-17:00下午根据您的

时间安排，继续举行会议。▲18:00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、

抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19:30-21:00组织联欢晚会，增进会议成员之

间的沟通、交流和合作。▲21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、

乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（国际会展）

第3天▲08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脱去西服的沉重，

身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09:00游览。▲11:30会议活动结束，与会

成员统一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。

报价：元服务标准及费有分列报价：

车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含

会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，

十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人！横幅一条、摄像制作

一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算

包括以下几个方面：

1、交通费用:交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括

航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、

会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所

到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人

员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、

客轮及住宿地至机场、车站、

2、会议室/厅费用/具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的

租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板

或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、

临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、

笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，

租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护

费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可

向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的

进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很

大。(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会

场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支

持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐

保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻

找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商

代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主

办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价

格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能

是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费

除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬

如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供

等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范

围。

4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需

要及会议目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，

费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就

餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数

结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于

正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办

方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提