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出库管理办法

一、目的

为了规范本单位物资出库流程，确保出库物资的准确性、完整性以及账物相符，加强库存管理，提高工作效率，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于本单位内各类物资（包括但不限于原材料、成品、办公用品、设备等）的出库管理工作。

三、职责分工

（一）申请部门

1.根据实际业务需求，准确填写物资出库申请单，注明物资名称、规格型号、数量、用途、预计出库时间等详细信息。

2.确保申请出库的物资使用合理、合规，符合单位相关规定及业务流程要求。

3.对于有特殊要求的物资（如需要配套使用、特定质量要求等），在申请单中进行详细说明。

（二）仓储部门

1.负责审核出库申请单的完整性和准确性，核对申请内容与库存实际情况是否相符，对于不符合要求的申请单及时退回并说明原因。

2.根据经审核通过的申请单，安排专人进行物资的分拣、备货工作，保证出库物资的质量和数量符合要求。

3.办理物资出库的相关手续，如填写出库记录、更新库存台账等，确保账物一致，并定期对出库数据进行汇总、分析和存档。

4.负责对出库物资的包装、搬运等工作进行组织协调，确保物资在出库过程中不受损坏。

（三）财务部门

1.对出库业务进行财务监督，审核物资出库是否符合财务相关规定，核对出库成本、价格等财务信息。

2.根据出库记录，及时进行相应的账务处理，确保财务账目准确反映库存物资的变动情况。

（四）其他相关部门

1.根据单位内部流程及业务关联情况，协助仓储部门、申请部门做好物资出库的相关配合工作，如提供必要的技术支持、质量检验等。

2.在涉及跨部门协调沟通的事项上，积极参与协商，保障出库工作顺利进行。

四、出库流程

（一）申请环节

1.需求部门的相关人员提前填写《物资出库申请单》（纸质或电子形式，具体依单位规定），申请单需由部门负责人签字确认，以确保申请的必要性和合理性。

2.对于紧急出库需求，应在申请单中特别注明“紧急”字样，并通过电话、即时通讯工具等方式及时通知仓储部门和相关审批人员，先行进行备货等准备工作，但事后仍需补齐正式签字手续。

（二）审核环节

1.仓储部门收到申请单后，仓库管理员首先对申请单的填写规范性进行初审，查看物资名称、规格、数量等关键信息是否准确清晰。

2.初审通过后，根据不同物资的重要性及价值，按照单位既定的审批权限，将申请单依次提交给相应层级的领导进行审批。例如，一般性办公用品的出库申请由仓储部门主管审批即可；而价值较高的设备、重要原材料等物资出库申请可能需经分管领导甚至单位负责人审批。

3.审批人员需仔细审核申请内容，结合实际业务情况及库存状况决定是否批准出库，对于有疑问的申请可要求申请部门进一步说明情况，审批通过后需在申请单上签署意见并注明日期。

（三）备货环节

1.经审批同意的出库申请单流转回仓储部门后，仓库工作人员依据申请单的内容，到相应库位进行物资的分拣和备货工作。

2.在备货过程中，要认真核对物资的规格、型号、数量等，确保所备物资与申请单一致，对于发现的库存差异情况（如实际数量不足、物资有损坏等），应及时记录并向仓储部门负责人汇报，同时通知申请部门协商解决方案（如调整出库数量、更换物资等）。

3.完成备货后，将物资集中放置在出库待发区域，并再次核对物资信息。

（四）出库交接环节

1.申请部门安排专人到仓储部门指定的出库交接地点领取物资，双方人员对照出库申请单和已备好的物资进行当面清点交接。

2.交接过程中，如发现物资存在数量不符、质量问题等情况，应立即停止交接，由仓储部门负责核实处理；如确认无误，则双方在《物资出库交接单》（可与申请单合并或单独设置）上签字确认，完成物资的实际出库操作。

3.仓库管理员根据交接单及时更新库存台账，记录物资的出库时间、去向、经手人等详细信息，并将相关单据整理归档，以便后续查询和统计。

（五）账务处理环节

1.财务部门依据仓储部门传递过来的已签字确认的出库相关单据，按照财务核算规则进行账务处理，减少相应的库存账目金额，核算出库成本，并将相关数据录入财务系统，确保财务数据与库存实际变动情况一致。

2.定期（如每月、每季度等）对出库业务的账务处理进行核对检查，确保账账相符、账实相符，对于发现的问题及时进行调整和处理。

五、特殊情况处理

（一）退换货出库

1.因质量问题、规格不符等原因需要退换货的物资，由需求部门填写《退换货出库申请单》，详细说明退换货原因、涉及物资的详细信息，并附上相关证明材料（如质量检验报告、采购合同中关于规格的约定等）。

2.退换货申请单需按照正常出库申请的审批流程进行审核批准，经批准后，仓储部门按照要求办理物资的出库手续，将退换货物资单独存放并做好标识，以便后续与供应商或相关部门进行对接处理。

（二）赠品、样品出库

1.对于作为赠品、样品