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文化发展公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本文化发展公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的合理性、安全性与合规性，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款事项的业务活动，包括但不限于与合作方签订的项目合作合同、采购合同、服务合同等产生的付款行为。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责依据合同约定，发起付款申请，并对付款事项的真实性、合理性及必要性进行审核确认。

2.提供完整、准确的付款相关资料，如合同文本、发票、验收报告（如需）等，协同财务部门做好付款的前期准备工作。

3.跟进合同执行进度，及时与合作方沟通付款相关事宜，协调解决付款过程中出现的业务问题。

（二）财务部门

1.对业务部门提交的付款申请及相关资料进行财务合规性审核，包括但不限于核对发票真伪、金额准确性、支付方式合规性等。

2.根据公司资金状况，合理安排付款计划，确保公司资金的正常周转和合理调配，在符合规定的前提下及时办理付款手续。

3.负责记录和核算与合同付款相关的账务信息，定期编制付款相关报表，为管理层提供财务数据支持与分析。

（三）管理层

1.对重大合同付款事项进行审批决策，依据公司战略、财务预算以及实际业务情况，综合判断付款的合理性与可行性。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，对发现的问题及时提出整改要求，确保付款流程的规范、有序运行。

三、付款申请流程

1.预付款申请流程

业务部门依据与合作方签订的合同条款，在需要支付预付款项时，填写《预付款申请单》，详细注明合同编号、合作方名称、预付款金额、支付事由、预计后续业务进展等信息。

业务部门负责人对《预付款申请单》进行初审，重点审核预付款支付的必要性、金额合理性以及是否符合合同约定，审核通过后签字确认并提交至财务部门。

财务部门收到《预付款申请单》及相关合同副本后，进行财务审核，确认无误后，按照公司审批权限报相应管理层审批。

经管理层审批通过后，财务部门依据审批意见办理预付款支付手续，并及时通知业务部门。

2.进度款申请流程

业务部门按照合同约定的付款节点及业务实际执行进度，判断达到支付进度款条件后，填写《进度款申请单》，内容涵盖合同编号、合作方名称、本次申请进度款金额、累计已付款金额、业务完成进度情况说明、对应成果交付证明（如项目阶段性报告、服务完成记录等）等。

业务部门负责人对业务完成进度及申请金额进行审核确认，签字后将《进度款申请单》连同相关证明资料一并提交至财务部门。

财务部门核对业务资料与财务记录，审核进度款支付的合规性，审核通过后按审批流程报管理层审批。

获得管理层审批同意后，财务部门安排进度款的支付，并向业务部门反馈付款情况。

3.尾款申请流程

业务部门在确认合同约定的全部业务内容已完成，且合作方已满足所有尾款支付条件（如质量验收合格、质保期届满等）后，填写《尾款申请单》，明确合同编号、合作方名称、尾款金额、验收情况说明、质保情况（如有）等关键信息。

业务部门负责人对合同执行的最终情况进行审核，确保符合支付尾款要求后签字，将《尾款申请单》及验收报告等相关资料提交财务部门。

财务部门对资料完整性和财务合规性进行审查，审核无误后依照公司审批流程报送管理层审批。

经审批通过后，财务部门完成尾款支付工作，并做好相应的账务处理和资料归档。

四、审批权限

1.根据合同金额大小设定不同的审批层级，具体如下：

合同金额在[X]元以下的付款申请，由业务部门负责人、财务负责人审核通过后，报分管副总经理审批即可执行付款。

合同金额在[X]元（含）至[X]元之间的付款申请，在经过上述人员审核后，需提交总经理审批。

合同金额超过[X]元（含）的重大付款事项，除业务部门、财务部门负责人及总经理审核外，还需经公司董事会审议通过后方可进行付款操作。

2.特殊紧急情况下的付款申请，若按正常审批流程可能影响公司重大利益或造成严重后果的，业务部门可提交书面说明，经财务部门核实资金情况后，报总经理特批，并在事后及时补齐相关审批手续。

五、付款方式与时间要求

1.付款方式

公司合同付款优先采用银行转账方式进行支付，确保资金流向的可追溯性和安全性。对于符合特定条件且经公司批准的情况下，可采用支票、汇票等其他法定支付方式支付款项。严禁使用现金支付大额合同款项，特殊情况需现金支付小额款项（金额限定在[X]元以内）的，需提前向财务部门申请并说明原因，经审批同意后方可执行。

2.时间要求

财务部门在收到经审批通过的付款申请及完整合规的付款资料后，应在[X]个工作日内安排付款，如遇特殊情况（如银行系统故障、资金临时短缺等）导致无法按时付款的，需及时通知业务部门并说明原因，同时积极协调解决，尽快完成付款。

对于按照合同约定有明确付款期限的，业务部门应提前做好付款申请准备工作，确保在付款