销售化工新材料公司合同付款管理办法.docx

销售化工新材料公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本销售化工新材料公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，确保公司资金安全及运营的顺畅，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及化工新材料销售业务的合同付款相关事宜，包括但不限于与供应商、合作伙伴以及其他关联方之间因业务往来产生的各类款项支付。

二、职责分工

（一）销售部门

1.负责与客户洽谈销售合同条款，明确付款方式、付款期限等涉及款项收付的关键内容，并确保合同条款符合公司利益及相关法律法规要求。

2.根据合同执行进度，及时发起付款申请，准确填写相关付款信息，如付款对象、金额、事由等，并提交相应的证明材料。

3.跟踪客户付款情况，对于逾期未付款项，负责与客户沟通协调催款事宜，并定期向公司管理层汇报进展情况。

（二）财务部门

1.负责审核付款申请的合规性，包括核对合同条款与申请支付金额、方式是否相符，审核相关证明文件的真实性、完整性等。

2.根据公司资金状况，合理安排付款计划，确保在不影响公司正常运营的前提下，按时、足额支付各类款项。

3.负责办理具体的付款手续，如填写付款凭证、通过银行转账等合适的支付方式进行款项划转，并及时记录账务信息，保证财务数据的准确性。

4.定期分析公司合同付款情况，为管理层提供相关财务数据及风险预警信息，协助优化付款管理流程。

（三）法务部门

1.参与重要销售合同的审核工作，对合同中涉及付款的法律条款进行把关，防范潜在的法律风险，确保公司权益得到有效保障。

2.在出现付款相关的法律纠纷时，提供专业的法律支持与建议，协助公司通过合法途径解决争议，维护公司合法权益。

（四）管理层

1.负责审批重大合同付款申请，综合考虑公司资金安排、业务战略等因素，做出合理决策。

2.监督各部门在合同付款管理工作中的执行情况，协调处理跨部门的付款相关问题，确保整个付款流程高效、有序运行。

三、付款流程

（一）付款申请

1.销售业务经办人员依据已签订生效的销售合同及实际业务进展情况，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、付款对象名称、付款金额（大小写需同时填写）、付款事由（如货款、预付款、尾款等）、付款期限以及对应的合同条款依据等信息。

2.同时，需附上与付款事项相关的有效证明材料，如合同复印件、货物交付验收单、发票等，确保申请付款的依据充分、合规。

3.申请表及证明材料经销售部门负责人审核签字确认后，提交至财务部门进行下一步审核。

（二）财务审核

1.财务部门收到付款申请后，安排专人对申请表及附件进行审核。重点审核内容包括但不限于：

付款申请与合同约定的付款条件、金额、方式等是否一致，如有差异，需由销售部门作出合理说明并提供补充证明材料。

所附证明文件是否真实、合法、有效，发票的开具是否符合税务规定等。

根据公司当前资金状况，判断是否具备支付能力，是否会对公司正常运营资金造成影响。

2.对于审核通过的付款申请，财务人员在申请表上签署审核意见，并由财务负责人签字确认；若存在问题，财务部门应及时与销售部门沟通，要求其补充或修改相关内容后重新提交审核。

（三）审批环节

1.根据付款金额及合同重要性程度，设置不同的审批权限：

对于金额较小且常规的合同付款申请（具体金额标准由公司另行规定），经财务审核通过后，由分管销售业务的副总经理审批即可。

对于金额较大或涉及重大业务合作的合同付款申请，在财务审核通过后，需依次提交分管销售业务的副总经理、总经理审批，必要时需经过公司董事会审议通过。

2.各级审批人员应认真履行职责，在充分了解付款事项详情及对公司影响的基础上，做出同意或不同意的审批意见，并签字确认。审批通过的申请，流转至财务部门准备付款操作；若审批未通过，则退回至销售部门，由其根据审批意见调整相关内容后再次发起申请流程。

（四）付款执行

1.财务部门在收到审批通过的付款申请后，按照公司规定的付款方式进行款项支付。付款方式优先选择银行转账等安全、可追溯的方式，对于特殊情况需采用其他付款方式（如支票、汇票等）的，需经过公司管理层特别批准，并确保付款过程符合相关财务及金融监管要求。

2.在完成付款操作后，财务人员及时更新账务记录，将付款凭证、银行回单等相关资料整理归档，以备后续查询及审计需要。同时，通知销售部门付款已完成，以便其跟进后续业务事宜。

四、付款方式

1.银行转账：公司原则上优先采用银行转账方式支付合同款项，转账时需准确填写收款方的银行账户信息，包括开户银行名称、账号、户名等，确保款项能准确、及时到账。财务部门应与银行保持良好沟通，及时处理转账过程中出现的异常情况，如退票、挂账等。

2.支票支付：在符合相关规定且经审批同意的情况下，可使用支票进行付款。开具支票时，应严格按照支票使用规范填写各项要素，确保支票的真实