第三章-秘书交际.ppt

秘书人际关系和沟通第三章注意形象注意礼貌换位思考与人为善赞美同事主动交往保持适当距离说话留有余地为人不固执办公室语言另类解读做一个忠实的听众秘书与领导的关系关系特征：主从性、补充性、首属性、平等性秘书与领导的相处要把握好分寸，要与领导成为朋友，又不能亲密无间，太随便。不要过多涉及领导私生活，陷入僵局。最好是保持清醒头脑和相应的独立性。让他感到你的存在，但又非无所不在。体谅领导劳苦，分担领导压力，不急于表功，不忙着提建议（你的建议表明对领导目前工作的不满，要择时机）不依靠领导，能独当一面。五种不同领导风格类型专制型领导，自恃聪明能干，不愿接受下属意见及合理有效的方案，刚愎自用。认为决策是领导层的事，下级只要执行就行。管理风格直来直去，比较容易揣摩。要求下属绝对服从和忠诚。你只要懂得尊重他的权威按他的意见办事即可。民主型领导，凡事愿意听听下属的意见，你不妨适当体协队与公司、单位的意见、建议，表现出自己的能力。但要注意不要因为他作风民主就随便跟他开玩笑甚至践踏他的权威。五种不同领导风格类型放任型领导,对下属基本上不管不问，爱干什么就干什么这种领导责任心不强，马大哈，或者暗中观察每个人的动向，最好已做好自己工作为好，否则出了问题还得自己兜着。威慑型（冷面杀手，无情打击），不好惹，要夹着尾巴过日子千万不要领导看你不顺眼。否则不会有好日子过。交易型领导，信奉你为我干活，我为你办事。赏罚分明，按规章办事，不讲人情。一切以实力为原则。人际关系简单明了。处理与领导关系原则主动配合适应尊重与服从，但不盲从委婉提醒，适时规劝维护上司间团结主动配合适应了解你的领导，包括性格、需求、工作风格，以便能更好的领会领导意图，更好的配合领导工作，并且工作的更轻松。如：模糊型领导，性格中庸，领导能力不够，布置任务时含含糊糊，笼统，没有明确具体的要求，可以有多种理解或前后矛盾，以至无法实施操作。对待这样的领导接受任务时一定要问清具体要求，完成时间，人员落实，资金数量，质量标准等尽可能明确并记录在案，必要的时候用语言诱导其作明确判断，如“您的意思是”“是不是说”或进一步延伸。领导特点与对应方法牢骚满腹型，作为秘书，可能成为他到苦水的对象。反复无常型、摇摆不定型，，主意很多，但不长久。分赴秘书计划这个，刚刚开始准备工作，忽然又改变主意，让秘书准备另外一个计划。变化太快，让人穷于应付。你需要观望与耐心。不妨工作慢半拍，保持沉默和观望态度，保持距离。保持耐心，等他最后拿主意。爱管闲事型，少牵扯。马虎型领导，常出笑话。必要时含笑指出其不当。健忘型领导,可装作不懂多问几遍，或概括一下加深领导印象，重要材料要求签字，一般不托人转送，或留一份底备用。多通知提醒。生活不检点型，举止轻佻，爱动手动脚，性骚扰。不能过分给他难看，以免恼羞成怒，避免单独相处，保持距离，多次委婉拒绝。尊重与服从，但不盲从尊重和服从是处理领导关系的基础与上级说话要尊重、谨慎，但不要采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从甚至唯唯诺诺诚惶诚恐的态度，同时注意不能一味附和，“抬轿子，吹喇叭”那样只能事与愿违。有损于自己的人格到很可能引起领导及其他人的反感轻视，在保持人格独立的前提下，活泼大胆自信与不卑不亢是应有的心理态度。上级也是人，可能许多方面不如你，无能、不负责任又大权独揽，或者比普通人强不了多少，完美的领导世上少有。人都有一种不愿服从别人的心理，对比自己强的人能够接受，但作为下级应该认识到，组织的秩序是靠服从得以建立，随意反抗必然会使各种秩序遭到破坏，服从要从自己的自觉态度中来，不能依赖外界。当然无原则的服从也是十分危险的，如成克杰的秘书。委婉提醒，适时规劝首先，当领导犯错误时，要想到犯错是人之常情，领导也是人，存一颗平常心。其次要注意策略与方法，要了无痕迹。能不批评的尽量不批评，尽量以表扬代批评，以提醒代批评，以关心照顾代批评。批评尽可能单独进行。四适：适时、适地、适人、适言维护上司间团结尽力消除分歧，巧妙回避不要参入个人意见和态度淡化低调处理矛盾尽力消除分歧当领导之间产生了隔阂，缺乏交流沟通时，秘书人员尽量利用自己的特殊身份在领导之间传递一些有益信息。“王主任，李副经理看了这份文件后，说您的看法是最符合上级精神的。”吃掉某些不利化解不利沟通的信息，只传肯定的话，不传否定的话，以避免矛盾尖锐化。尽力消除分歧，统一认识，齐心协力。也有利于创造适合自己的工作环境。巧妙回避对领导之间长期积累无法短期内消除的矛盾，秘书应巧妙回避，避免夹在当中，惹出事端。学会回避是十分重要的礼仪手段。领导间的矛盾形成有多种因素，甚至不必去弄清楚他们是怎样形成的，却一定要对矛盾双方都尊重，不能在言行中表现出支持一