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养老院档案信息管理制度

养老院档案信息管理制度

第一章总则

第一条为了加强养老院的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合养老院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于养老院所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

第三条养老院档案管理工作应遵循以下原则：

1.完整性原则：确保档案内容的全面性和完整性。

2.准确性原则：档案内容应真实反映养老院工作实际情况。

3.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。

4.有效性原则：提高档案的利用率，为养老院管理提供有力支持。

5.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理的合法性。

第二章档案分类与编码

第四条养老院档案分为以下类别：

1.机构档案：包括养老院成立、变更、撤销等文件。

2.人员档案：包括员工招聘、培训、考核、奖惩等文件。

3.服务档案：包括入住老人基本情况、服务记录、医疗记录等。

4.财务档案：包括财务收支、成本费用、资产购置等文件。

5.日常管理档案：包括会议记录、文件收发、工作总结等。

第五条养老院档案采用统一编码，分为类别编码、年份编码和流水编码，具体格式如下：

类别编码（2位）+年份编码（4位）+流水编码（5位）

第三章档案收集与整理

第六条档案收集：

1.严格执行档案收集制度，确保档案的完整性。

2.收集档案应注明收集时间、来源、责任人等信息。

3.对于已破损、褪色、虫蛀的档案，应及时修复或复制。

第七条档案整理：

1.按照档案分类、编号、编目、装订等规定进行整理。

2.档案整理应遵循便于保管、查找和利用的原则。

3.档案整理完成后，应编制档案目录，便于检索。

第四章档案保管与利用

第八条档案保管：

1.采取物理和电子双重保管措施，确保档案安全。

2.设置专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

3.定期对档案进行清理、整理、消毒，确保档案的整洁和安全。

4.建立档案借阅制度，严格控制档案借阅范围和期限。

第九条档案利用：

1.养老院工作人员因工作需要，可查阅档案。

2.外单位查阅档案，需经养老院负责人批准。

3.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、时间、地点、档案名称等信息。

4.严禁在档案上涂改、涂画、撕毁、剪裁等，如有损坏应及时修复或复制。

第五章档案鉴定与销毁

第十条档案鉴定：

1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。

2.鉴定档案时，应综合考虑档案的历史价值、现实价值和研究价值。

3.对于已失去保存价值的档案，可予以销毁。

第十一条档案销毁：

1.档案销毁前，应编制《档案销毁清单》，经养老院负责人批准。

2.档案销毁时，应采取有效措施，确保档案的完全销毁。

3.档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

第六章责任与奖惩

第十二条养老院档案管理人员应认真履行职责，确保档案管理的规范化、制度化。

第十三条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度的个人，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分。

第七章附则

第十五条本制度由养老院负责解释。

第十六条本制度自发布之日起实施。

（注：本制度字数约2500字，实际操作中可根据养老院实际情况进行适当调整。）