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赛事活动策划公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本单位与赛事活动策划公司合作过程中的合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用合理、安全，防范财务风险，特制定本办法。

2.本办法适用于本单位与所有赛事活动策划公司签订的各类涉及付款事项的合同管理。

二、职责分工

1.业务部门

负责与赛事活动策划公司进行业务对接，确定合作项目的具体内容、服务范围、质量标准及付款条款等相关合同细节，并发起合同签订流程。

根据赛事活动策划公司履行合同的实际进度，对付款事项进行初审，填写付款申请单，提供相应的业务证明材料，如服务交付成果验收报告、活动执行情况记录等，向财务部门提交付款申请。

2.财务部门

对业务部门提交的付款申请进行审核，主要审核付款金额是否与合同约定相符、相关审批手续是否完备、发票等财务凭证是否合规等内容。

负责按照本单位财务制度和相关规定，安排资金支付，确保付款的准确性和及时性，并做好付款记录和账务处理工作。

3.法务部门（如有）

参与重大赛事活动策划合同的签订审核工作，对合同中涉及付款的条款进行合法性、合规性审查，确保合同条款符合法律法规要求，防范潜在的法律风险。

在合同履行过程中，针对付款相关的争议或法律问题提供专业意见和支持。

4.管理层

负责对重大合同付款事项进行审批决策，根据业务实际情况、财务状况以及战略规划等综合因素，判断付款的合理性和必要性。

监督合同付款管理办法的执行情况，对出现的问题及时协调解决，确保付款工作的顺利开展。

三、合同付款流程

1.合同签订

业务部门与赛事活动策划公司就合作项目进行洽谈，达成一致后，按照本单位合同管理制度，拟定合同文本，明确约定付款方式（如一次性付款、分期支付等）、付款节点（如合同签订后、项目启动后、关键里程碑完成后、项目结束后等）、付款金额及对应的服务内容等关键付款条款。

合同文本经相关部门（如法务部门、管理层等）审核通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，与赛事活动策划公司正式签订合同。业务部门需将签订后的合同原件及时交至财务部门备案存档。

2.预付款申请（如有）

若合同约定需支付预付款项，业务部门在合同签订且满足预付款支付条件后（如收到对方开具的合法有效发票等），填写《预付款申请单》，注明预付款金额、用途、对应的合同编号以及预计后续服务开展时间等信息，并附上合同复印件、发票等相关证明材料。

《预付款申请单》依次经过业务部门负责人签字确认后，提交至财务部门审核。财务部门审核无误后，报管理层审批（根据单位规定的审批权限确定具体审批层级）。审批通过后，财务部门按照规定的付款方式进行预付款支付，并做好相应账务记录。

3.进度款申请

在赛事活动策划公司按照合同约定履行服务，达到相应付款节点（如完成赛事活动策划方案初稿、部分活动成功举办等）时，业务部门对其服务成果进行验收，验收合格后，填写《进度款申请单》，详细说明本次申请付款的进度情况、对应的合同金额及已付款情况、本次申请支付金额等内容，并附上服务成果验收报告、活动执行情况记录等证明服务已按要求履行的相关材料。

《进度款申请单》经业务部门负责人审核签字后，送交到财务部门。财务部门对照合同条款核对相关内容，审核发票的真实性、合规性以及金额准确性等，审核通过后报管理层审批。获批后，财务部门安排进度款支付，同时更新合同付款台账。

4.尾款申请

赛事活动策划项目全部结束，且业务部门对整体服务进行最终验收，确认符合合同约定的质量标准和要求后，发起尾款申请流程。业务部门填写《尾款申请单》，明确合同总金额、已支付款项金额、本次申请尾款金额等信息，并附上最终验收报告等完整的验收证明文件。

同样，《尾款申请单》依次经过业务部门负责人、财务部门审核以及管理层审批（如有必要）后，财务部门进行尾款支付，完成合同全部付款流程。同时，财务部门应将合同付款相关的所有资料整理归档，以备后续审计、查询等使用。

四、付款审核要点

1.合同条款核对

财务部门和相关审批人员需严格核对付款申请涉及的金额、付款时间、付款方式等是否与合同约定一致，任何与合同条款不符的付款申请均不予通过，需业务部门与赛事活动策划公司沟通协调，修改完善后重新提交申请。

对于合同变更涉及付款调整的情况，业务部门应及时提供经双方签字确认的合同变更协议等文件，作为付款审核的依据，确保付款变动的合法性和合规性。

2.服务成果验收

业务部门提交的付款申请必须附有相应的服务成果验收证明材料，验收报告应清晰体现赛事活动策划公司是否按照合同约定完成了相应阶段或全部的服务内容，质量是否达标等情况。无有效验收证明的付款申请，财务部门有权拒绝受理，直至业务部门补充完善验收手续。

对于涉及多轮验收的项目，每次申请付款对应的验收情况应逐一明确，确保付款与服务交付进度严格匹配。

3.发票审核

财务部门需对