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土石方工程公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本土石方工程公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，确保公司资金的合理使用和工程项目的顺利进行，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及土石方工程的合同付款相关事项，包括但不限于与供应商、分包商、劳务队伍等签订的各类合同付款操作。

二、职责分工

1.合同签订部门

负责与合作方进行合同条款的谈判与拟定，明确付款方式、付款节点、付款比例等涉及付款的关键条款，并确保其符合公司利益及项目实际情况。

在达到合同约定付款条件时，及时发起付款申请流程，提交相关证明材料，如工程进度报告、验收合格证明等。

2.工程管理部门（或项目负责部门）

对工程项目进度进行跟踪、核实，审核确认合同执行情况是否满足付款条件，出具相应的工程进度审核意见，并提供相关数据支持。

协助合同签订部门收集和整理付款所需的各类工程资料，保障付款申请依据的真实性和完整性。

3.财务部门

负责对付款申请进行财务审核，核对付款金额是否准确、符合合同约定，审核相关发票、收据等财务凭证的合规性。

根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保在不影响公司正常运营的前提下按时足额支付款项。

建立和维护合同付款台账，对每一笔合同付款进行详细记录，包括付款时间、金额、对象、用途等信息，便于后续查询与统计分析。

三、付款流程

1.付款申请

当合同约定的付款条件成就时，由合同签订部门填写《合同付款申请表》，详细注明合同名称、编号、合作方名称、付款金额、付款事由（如工程进度达到某阶段、货物验收合格等）、本次付款对应的合同条款等信息。

随申请表一并附上相关证明材料，如经工程管理部门签字确认的工程进度报告、货物签收单、质量验收合格证书以及合法有效的发票等，确保付款申请资料齐全、合规。

2.内部审核

工程管理部门审核：工程管理部门收到付款申请后，应在[X]个工作日内对工程进度或相关业务执行情况进行实地核查与审核，确认是否符合合同约定的付款条件。如符合，由部门负责人在申请表上签署审核意见并签字确认；若不符合，则注明原因并退回申请至合同签订部门。

财务部门审核：经工程管理部门审核通过的付款申请流转至财务部门，财务人员在[X]个工作日内对付款申请的财务合规性进行审核，重点审查付款金额计算是否准确、发票是否合规、是否在预算范围内等内容。审核无误后，财务负责人在申请表上签署意见并签字确认；若发现问题，及时与合同签订部门及工程管理部门沟通协调解决，必要时可要求补充或更正相关资料。

3.审批决策

根据公司既定的审批权限，付款申请经过工程管理部门和财务部门审核通过后，提交至相应层级的领导进行审批。一般情况下，小额付款由分管领导审批，大额付款或重要合同付款需经总经理甚至董事会审批。各级审批人员应认真审查付款申请及相关资料，在充分考虑公司资金状况、项目进展等因素的基础上做出审批决策，并在申请表上签字确认。

4.付款执行

经审批通过的付款申请由财务部门按照公司资金支付流程安排付款。财务人员根据审批意见，通过银行转账、支票等规定的支付方式向合作方支付款项，并及时获取付款凭证，如银行回单等，作为付款记录存档。

在完成付款后，财务部门应及时更新合同付款台账，记录本次付款的详细信息，确保台账数据的准确性和及时性。

四、付款方式与时间要求

1.付款方式

公司原则上采用银行转账方式进行合同付款，确保资金流向清晰、可追溯。对于特殊情况确需采用其他付款方式（如支票等）的，须经财务部门审核并报公司领导批准后方可执行。

严禁通过现金方式支付大额合同款项，如因小额零星采购等特殊情况需使用现金支付的，应严格遵守公司现金管理制度规定的限额及审批流程。

2.时间要求

公司应严格按照合同约定的付款时间履行付款义务。若因特殊原因（如公司资金紧张、合作方未提供合格的付款资料等）需延迟付款的，合同签订部门应提前与合作方进行沟通协商，取得对方的书面同意，并明确延迟付款的时间及后续安排。

在无正当理由逾期付款的情况下，应按照合同约定承担相应的违约责任，如支付逾期违约金等，避免给公司带来不必要的法律风险和信誉损失。

五、特殊情况处理

1.预付款项

对于合同中约定需要支付预付款的情况，合同签订部门应在申请预付款时提供充分的依据，如合作方的预付款保函、详细的项目计划等，确保预付款支付的合理性和安全性。

预付款支付后，工程管理部门应加强对项目进展的跟踪监控，督促合作方按照合同约定履行相应义务，避免预付款项出现风险。如发现异常情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施追回预付款或减少损失。

2.变更付款条款

在合同执行过程中，若因工程变更、政策调整等原因需变更合同付款条款的，由合同签订部门牵头，会同工程管理部门、财务部门与合作方进行协商，达成一致意见后签订补充协议，明确变更后的付款方