KF01-2 入伙管理作业指引.doc

入伙管理作业指引

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修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

2009-9-7

B/0

2.2.5修订为“物业公司组织客户前往现场验房

肖雅

廖颖

张广志

2.2.7修订为“房屋验收存在问题的，物业公司填写《验收问题处理单》提交项目部在规定的时间内处理协调承包单位及时解决

2009-9-7

B/0

修订《入伙通知书及入伙须知》

肖雅

廖颖

张广志

CH-QR-KF01-2《入伙收费明细》修订为CH-WI-KF01-2《业主入伙缴费标准表》

增订CH-WI-KF01-7《入伙会签单》

增订CH-WI-KF01-8《业主登记表》

1.流程概况

流程目的

合理地安排入伙工作，确保入伙工作顺利有序地进行。

适用范围

适用于公司所有项目的入伙组织工作。

定义

入伙：指按照房屋买卖合同的约定，将房产移交业主的过程，文件中若未注明，则指在一定时间范围内集中办理入伙的过程。

流程主导及

参与部门

营销策划部（主导）、项目部

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

部门

流程中承担职责

营销策划部

统筹安排入伙前期的准备及现场工作的组织安排；

跟进各部门对客户入伙时反馈信息的处理情况。

项目部

负责入伙验收工程质量问题的维修。

财务管理部、

物业公司

参加入伙手续的办理。

2.工作程序

2.1入伙前期的准备工作

2.1.1入伙开始前2个月，由营销策划部牵头成立入伙前期准备工作小组，小组由营销策划部、规划设计部、项目部、物业公司指派工作人员组成，各部门根据自己所在部门的专业分工，分别负责入住中的相应工作。营销策划部经理任入伙小组组长，并

营销策划部确定具备入伙准备条件，并安排实际入伙时间，由营销策划部客服专员负责向客户发放《入伙通知书》及《入伙须知》。

项目部与物业公司于入伙开始前45天，完成移交细部检查验收工作；项目部负责根据工程移交细部检查验收结果进行返修。

规划设计部准备房屋的竣工验收备案表（复印件）、规划验收合格证明；并组织编写《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》，营销策划部负责完成《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》的印制及入伙现场的包装、标识的制作。

物业公司负责入伙现场的清洁、布置及准备工作，准备《装修管理协议》、《物业入伙收费明细》、《业主手册》、《防火责任书》、《入住流程表》等相关资料，并按照《入伙工作计划书》配合入伙工作。

营销策划部负责入伙现场的包装与活动策划。

2.1.2营销策划部组织对入伙工作小组进行

2.2入伙现场的工作

2.2.1营销策划部组织接待客户，安排客户登记签到，甄别业主身份（如非业主本人，经办人需持有经过公证的授权委托书），检查所带材料是否齐全，发给业主《入住流程表》，并在流程单上签字记录。营销策划部负责收取客户办理小产权所需资料，与客户签署《产权代办协议》，回答客户有关面积实测的咨询，并在流程单上签字记录；规划设计部

2.2.2营销策划部客服专员组织客户填写《客户合同、产证及相关费用的签收》表。

2.2.3物业公司办理物业管理相关手续，并收取物业管理费用等相关费用

2.2.4客户接收钥匙、业主手册、两书等相关资料

2.2.5物业公司组织客户前往现场验房

2.2.6验收无误后双方填写《房屋验收单》并签字

2.2.7房屋验收存在问题的，物业公司填写《验收问题处理单》提交项目部在规定的时间内处理协调承包单位及时解决

2.2.8对入伙时客户提出的返修要求，由项目部统一

2.2.9物业公司与需要装修客户的业主办理《装修管理协议》并收取装修保证金和出入费用等

2.2.10营销策划部就每日入伙办理情况，组织现场办理入伙人员召开沟通会并形成快报，以邮件形式发营销

2.3入伙后续工作

2.2.1入伙工作人员应向营销策划部转达客户入伙时反馈的信息，由营销策划部收集汇总及分析，提交分析报告给分管领导

2.2.2入伙后，营销策划部、财务管理部负责按《面积补差作业指引》规定

3.支持性文件

3.1．模板《入伙通知书》及《入伙须知》

3.2．模板《入伙工作计划》

4.相关记录

4.1.CH-QR-KF01-2《业主入伙缴费标准表》

4.2.CH-QR-KF01-3《客户合同、产证及相关费用的签收》

4.3.CH-QR-KF01-4《房屋验收单》

4.4.CH-QR-KF01-5《验收问题处理单》

4.5.CH-QR-KF01-6《入住流程表》

4.6CH-WI-KF01-7《入伙会签单》

4.7CH-WI-KF01-8《业主登记表》