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会展咨询公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本会展咨询公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，保障公司经济活动的正常开展，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于会展策划服务合同、咨询服务合同、场地租赁合作合同等各类与公司运营相关的合同付款事项。

二、职责分工

1.业务部门

负责依据合同约定及业务实际进展情况，发起付款申请。具体需准确填写付款申请单，提供详实的业务执行情况说明、合同相关条款依据以及所需付款的金额计算明细等资料。

跟进付款进度，与合作方保持必要的沟通协调，及时处理付款过程中出现的与业务相关的问题，如对付款金额、付款时间等存在争议的事项进行协商解决。

2.财务部门

对业务部门提交的付款申请进行审核，审核内容包括但不限于付款申请单的填写规范性、所附资料的完整性、付款金额是否符合合同约定、是否有相应预算安排等。

根据审核结果，安排付款资金，按照公司财务制度及相关法律法规要求，准确办理付款手续，包括选择合适的付款方式（如银行转账、支票等），确保付款的准确性和及时性。同时负责记录和核算付款相关账务，保管付款凭证等财务资料。

3.法务部门（如有）

针对存在法律风险疑虑或涉及复杂法律条款的合同付款事项，提供专业的法律意见，审核合同条款中关于付款的约定是否合法合规，协助解决付款过程中出现的法律纠纷等问题，保障公司在付款环节的合法权益。

4.管理层

负责审批重要合同的付款申请，依据公司整体经营战略、财务状况以及业务发展需求等因素，综合判断付款的合理性和必要性，对超出一定金额标准或存在特殊情况的付款申请做出最终决策。

三、付款申请流程

1.发起申请

业务经办人在合同约定的付款条件成就（如完成特定阶段的会展服务、达到咨询成果交付要求等）时，填写《合同付款申请单》，详细注明合同名称、编号、合作方名称、付款事由、付款金额（大小写需同时填写）、付款方式建议以及对应的合同条款依据等内容。

附上与付款相关的证明材料，例如会展项目进度报告、咨询成果文件交付签收单、发票等，确保所提交的申请资料能够充分支撑付款申请的合理性。

2.部门审核

业务部门负责人对本部门经办人提交的付款申请进行初审，重点审核业务执行情况是否与申请付款内容相符、付款金额计算是否正确、所附证明材料是否齐全有效等。审核通过后，在申请单上签署意见并签字确认，将申请资料提交至财务部门。

3.财务审核

财务人员收到付款申请资料后，依据公司财务制度、预算安排以及合同约定，对付款申请进行全面细致的审核。如发现申请存在问题，如付款金额超预算、缺少必要发票、不符合合同付款条款等情况，及时与业务部门沟通反馈，要求其补充或修正相关内容；审核无误后，在申请单上签署财务审核意见并签字确认，对于符合要求的付款申请，按照公司规定的审批权限提交至相应层级的管理层进行审批。

4.管理层审批

根据公司设定的付款审批权限，不同金额范围或重要程度的合同付款申请由不同层级的管理层进行审批。审批人需综合考虑公司资金状况、业务发展需求以及合同履行情况等多方面因素，对付款申请做出批准或退回修改的决策，并在申请单上签署明确的审批意见和签名。对于金额较大或存在特殊情况的付款申请，可能需要经过多层级的审批流程，直至最终获得有权审批人的批准。

5.付款办理

财务部门在获得管理层批准的付款申请后，根据申请单中确定的付款方式，及时办理付款手续。付款完成后，财务人员需在申请单上注明付款日期、付款凭证编号等信息，并将相关付款资料进行整理归档，确保付款记录清晰可查。

四、付款时间规定

1.原则上，公司应严格按照合同约定的付款时间进行付款。业务部门需提前做好付款申请的准备工作，确保在付款期限届满前完成内部审批流程，避免因逾期付款产生违约风险，影响公司商业信誉。

2.对于因合作方原因导致合同履行出现变更、延迟等情况，影响付款时间确定的，业务部门应及时与合作方沟通协商，达成书面一致意见后，将相关情况及协商结果通报财务部门和法务部门（如有），并按照新的约定时间和条件办理付款申请手续。

3.在特殊情况下，如公司资金周转困难等原因可能导致无法按时付款的，由财务部门牵头，会同业务部门及时与合作方进行友好沟通，说明情况并争取对方同意延期付款，必要时可签订补充协议明确延期付款的相关事宜，同时需向管理层汇报进展情况，确保公司付款行为处于可控状态。

五、付款方式选择

1.公司合同付款优先采用银行转账方式进行支付，确保付款安全、可追溯。财务部门应根据合同约定及合作方提供的准确银行账户信息，办理转账手续，转账过程中需严格遵守银行相关规定，认真核对收款方名称、账号、开户行等关键信息，防止出现转账错误情况。

2.在符合法律法规及公司财务制度规定，并经双方协商一致的前提下，对于部分金额较小或特