权证管理办法.docx

[单位名称]权证管理办法

一、总则

1.为加强本单位权证管理工作，规范权证的取得、保管、使用、处置等相关行为，保障单位资产安全与合法权益，依据国家相关法律法规及单位内部规章制度，特制定本办法。

2.本办法所称权证，是指能够证明单位对各类资产（包括但不限于不动产、动产、知识产权等）享有所有权、使用权、收益权等相关权益的法定凭证，如房产证、土地证、车辆行驶证、专利证书、商标注册证等。

二、权证管理职责分工

1.综合管理部门

负责统筹协调权证管理工作，制定和完善权证管理制度及流程。

组织开展权证相关的培训与宣传工作，提高员工对权证管理重要性的认识及合规操作意识。

定期检查各部门权证管理工作执行情况，并向单位管理层汇报。

2.资产使用部门

负责对应资产权证的申请、办理及初始登记等相关工作，确保权证及时、准确取得。

在资产使用过程中，对权证妥善保管，如遇资产状况变更等情况，及时通知综合管理部门并配合做好权证变更手续。

按照规定向综合管理部门提交权证使用、查阅等相关申请，并做好使用记录。

3.财务部门

参与重大资产权证涉及的财务事项审核，如涉及资金支付、资产价值评估等与权证相关的经济业务处理。

协助综合管理部门核对权证相关资产的财务账目信息，确保账证相符。

三、权证的取得

1.对于新购置、自建、受赠等新增资产，资产使用部门应在相关资产交付或归属确定后，及时收集办理权证所需的各类文件资料，包括但不限于合同协议、发票、验收报告、身份证明等，按照法定程序向相关政府部门或授权机构申请办理权证。

2.在办理权证过程中，涉及需其他部门配合提供资料或签署文件的，相关部门应积极协助，不得无故拖延或推诿。

3.权证办理完成后，资产使用部门应在[具体时长]个工作日内，将权证原件移交至综合管理部门统一保管，并提交权证复印件及办理过程的相关资料备案存档。

四、权证的保管

1.综合管理部门应设立专门的权证保管场所，配置必要的防火、防潮、防盗等安全设施，确保权证存放安全。

2.权证应按照资产类别、编号等进行分类整理，建立权证台账，详细记录权证名称、编号、对应资产、取得日期、保管位置等关键信息，便于查询和管理。

3.除法定情况或经单位负责人批准外，任何部门和个人不得擅自将权证带出保管场所，严禁私自复印、转借、损毁权证。如需查阅权证原件，相关人员应填写《权证查阅申请表》，注明查阅事由、预计归还时间等信息，经所在部门负责人及综合管理部门负责人审批同意后，在指定地点查阅，并由专人陪同监督。

五、权证的使用

1.因单位经营活动、资产处置、对外合作等业务需要使用权证的，使用部门应提前填写《权证使用申请表》，明确使用目的、使用期限、使用范围等内容，按照规定流程报经单位负责人审批通过后，方可从综合管理部门借出权证。

2.权证借出期间，使用部门应指定专人负责保管，确保权证安全完整，并按照申请用途合理使用。使用完毕后，应及时归还至综合管理部门，综合管理部门对照借出记录进行核对检查，确认无误后办理归还手续。

3.如在权证使用过程中发生遗失、损坏等情况，使用部门应立即向综合管理部门报告，并采取相应的补救措施，如登报挂失、申请补办等，同时追究相关责任人的责任，造成单位损失的，应依法进行赔偿。

六、权证的变更与注销

1.当资产发生权属变更（如转让、抵押、租赁等）、信息变更（如名称变更、地址变更等）时，资产使用部门应及时发起权证变更申请，会同相关部门收集整理变更所需的证明材料，按照法定程序办理权证变更手续。办理完成后，将更新后的权证信息及时反馈给综合管理部门，以便更新权证台账及相关档案资料。

2.对于已报废、处置、到期等不再具有法律效力的权证，资产使用部门应在相关资产处理完毕后，及时向综合管理部门提交权证注销申请及相关证明文件，由综合管理部门按照规定程序向发证机关申请注销权证，并做好注销记录存档工作。

七、监督与检查

1.综合管理部门应定期对权证管理工作进行全面检查，检查内容包括但不限于权证的保管状况、台账记录的准确性、使用和变更手续的合规性等，对于检查中发现的问题应及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。

2.单位审计部门应将权证管理纳入内部审计范围，定期或不定期对权证管理的内部控制及执行情况进行审计监督，对发现的违规行为及管理漏洞，应出具审计意见和建议，要求相关部门限期整改，并视情节严重程度追究相关责任人的责任。

八、责任追究

1.对于违反本办法规定，在权证管理过程中出现未履行职责、违规操作、造成权证遗失、损坏或单位权益受损等情况的部门和个人，单位将视情节轻重，依据国家法律法规及单位内部奖惩制度，给予相应的批评教育、警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等处理措施，并依法追究相关责任人的法律责任，要求其赔偿单位因此遭受的经济损失。

2.对认真执行本办