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非营利组织数字信息管理制度

第一章总则

为增强非营利组织在数字信息管理方面的规范性和有效性，保障信息的安全、完整和可用性，根据相关法律法规及组织内部规章，制定本制度。本制度适用于组织内部所有数字信息的收集、存储、使用、传递和销毁等环节。

第二章目标与适用范围

本制度旨在明确数字信息管理的目标，规范相关流程，确保信息资源的合理利用，维护组织的合法权益。适用于组织所有部门在执行日常工作中涉及的数字信息管理活动，包括但不限于项目管理、财务管理、客户关系管理和人力资源管理等。

第三章管理规范

数字信息管理应遵循以下原则：

1.信息安全性原则：确保信息的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和损毁。

2.合规性原则：遵循相关法律法规，确保信息管理行为合法合规。

3.透明性原则：信息管理过程应保持透明，便于监督和审核。

4.可追溯性原则：信息操作记录应完整、准确，确保信息的可追溯。

第四章责任分工

各部门应明确责任，具体分工如下：

1.信息管理部门负责组织数字信息管理制度的制定和实施，定期检查和评估信息管理工作。

2.各部门负责人负责本部门数字信息的管理，确保信息的安全和合规使用。

3.IT部门负责数字信息存储和技术支持，提供必要的安全防护措施。

第五章操作流程

数字信息管理的操作流程分为以下几个环节：

1.信息收集

各部门在开展工作时需收集相关数字信息，信息应真实、准确、完整。收集的信息类型包括但不限于项目数据、客户信息、财务数据等。

2.信息存储

收集的信息应按照规定的标准进行分类存储，存储介质应采取安全措施，确保信息的安全。重要信息应备份，并定期检查备份的有效性。

3.信息使用

信息的使用应遵循“最小必要”原则，确保信息使用的合规性和合理性。所有使用信息的人员需接受相关培训，了解信息使用的法律法规和内部规章。

4.信息传递

信息传递应采用安全的渠道，确保信息在传递过程中的安全性和必威体育官网网址性。传递前需确认接收方的身份，并记录传递过程，确保信息可追溯。

5.信息销毁

不再需要的信息应按照规定程序进行安全销毁，销毁过程应记录在案。销毁方式应符合信息安全要求，确保信息无法恢复。

第六章监督机制

为确保制度的有效实施，建立以下监督机制：

1.定期检查

信息管理部门应定期对各部门的信息管理工作进行检查，评估制度实施情况，发现问题及时整改。

2.信息审核

重要信息的收集、存储和使用应进行审核，确保信息的真实性和合规性。审核记录应保存备查。

3.反馈机制

设立信息管理反馈渠道，鼓励员工提出意见和建议，及时改进信息管理工作。反馈信息应定期汇总，分析并采取相应措施。

第七章附则

本制度的解释权归信息管理部门，自颁布之日起实施。制度的修订和更新应根据法律法规的变化和组织实际情况进行，确保制度的持续适应性和有效性。

第八章培训与宣传

为确保全体员工理解并遵守本制度，组织应定期开展培训和宣传活动。培训内容包括信息管理的基本知识、法律法规、制度要点及信息安全意识等。通过培训，增强员工的信息管理能力，提高信息安全防范意识。

第九章应急处理

针对数字信息管理中可能出现的安全事件，制定应急处理预案。预案应包括事件的识别、报告、评估、处理和恢复等环节。所有相关人员需熟悉应急预案，确保在发生安全事件时能够迅速响应，减轻损失。

第十章评估与改进

数字信息管理工作应定期进行评估，评估内容包括制度的实施效果、信息管理的合规性和安全性等。评估结果应形成书面报告，并提出相应的改进建议，以不断优化信息管理工作。

第十一章记录与档案

所有与数字信息管理相关的记录和档案应妥善保存，确保信息的完整性和可追溯性。记录包括信息收集、存储、使用、传递、销毁过程中的各类文档和操作日志，保存期限应符合相关法规要求。

第十二章责任追究

对于违反本制度的行为，应依法依规追究责任。责任追究包括但不限于警告、罚款、降职、解雇等，严重违反法律法规的行为应及时向相关部门报告，依法处理。

附则

本制度自发布之日起生效，非营利组织应定期对制度进行审查和修订，确保制度的适用性和有效性。