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物业管理咨询公司信息化管理办法

一、总则

1.目的

为提高物业管理咨询公司的运营效率、服务质量以及管理水平，充分利用信息化手段实现业务流程规范化、资源共享最大化、决策支持科学化，特制定本信息化管理办法。

2.适用范围

本办法适用于物业管理咨询公司内部所有涉及信息化系统使用、信息资源管理以及相关技术维护等工作的部门及员工。

3.原则

遵循统筹规划、资源整合、安全可靠、注重效益的原则，确保信息化建设与公司业务发展相适应，保障信息资产的安全性、完整性和可用性。

二、信息化管理组织与职责

1.信息化管理领导小组

由公司高层管理人员组成，负责制定公司信息化发展战略、规划及重大决策，审批信息化建设项目及预算，协调解决信息化推进过程中的重大问题。

定期对信息化工作进行评估，根据业务发展需求，提出信息化改进和升级方向。

2.信息管理部门

作为公司信息化工作的归口管理部门，负责具体落实信息化管理领导小组的决策部署，制定并执行信息化管理制度、流程及标准规范。

承担信息化系统的日常运维管理工作，包括系统配置、性能监控、故障排除、数据备份与恢复等，保障信息系统稳定运行。

负责组织信息化培训工作，提升公司员工的信息化应用技能，配合各业务部门梳理和优化业务流程，并通过信息化手段加以实现。

参与信息化项目的选型、实施及验收工作，对项目质量和进度进行监督控制，协调供应商及相关实施团队解决项目过程中的各类问题。

3.业务部门职责

根据自身业务需求，提出信息化建设和应用的合理化建议，配合信息管理部门完成业务流程梳理、系统功能需求调研等工作，确保信息化系统能够有效支撑业务开展。

组织本部门员工参加信息化培训，督促员工正确使用信息化系统，按照相关规定录入、查询、使用和维护业务数据，对本部门所涉及的数据质量负责。

三、信息化规划与建设

1.规划制定

信息管理部门应结合公司战略目标、业务发展现状及行业信息化趋势，每[X]年制定一次信息化发展规划，明确信息化建设的目标、任务、重点项目及实施步骤，并报信息化管理领导小组审批后组织实施。

2.项目立项

各部门如有信息化项目建设需求，需向信息管理部门提交项目立项申请，内容包括项目背景、目标、需求分析、预算估算、预期效益及实施计划等。

信息管理部门对项目立项申请进行初审，组织相关部门及专家进行可行性论证，评估项目的技术可行性、经济合理性及对现有系统的影响等，通过论证后报信息化管理领导小组审批立项。

3.项目实施

信息化项目原则上应按照公开招标或公司采购管理制度选定合格的供应商及实施团队，签订项目合同，明确双方的权利、义务及项目质量、进度、验收等要求。

在项目实施过程中，信息管理部门应建立项目跟踪机制，定期检查项目进度、质量及资金使用情况，协调解决项目实施过程中出现的各类问题，确保项目按计划顺利推进。

项目实施完成后，由信息管理部门牵头组织相关部门按照项目合同及验收标准进行验收，验收合格后方可正式投入使用，并办理项目资产移交等手续。

四、信息系统使用与管理

1.账号与权限管理

信息管理部门负责为公司员工统一开通信息化系统账号，根据员工岗位及工作职责，分配相应的系统操作权限，并进行定期审核与调整。

员工应妥善保管个人账号及密码，不得将账号转借他人使用，如发现账号异常情况，应及时通知信息管理部门进行处理。

2.系统操作规范

信息管理部门应制定各信息化系统的操作手册及使用指南，明确系统功能、操作流程及注意事项等内容，并组织员工进行学习培训。

员工在使用信息化系统时，应严格按照操作规范进行操作，不得擅自进行系统设置更改、数据篡改或违规使用系统功能，如因特殊业务需要进行相关操作，需报经信息管理部门审批同意后，由专人协助完成。

3.数据录入与维护

各业务部门应确保录入信息化系统的数据真实、准确、完整、及时，对业务数据的质量负责。数据录入应遵循“谁录入、谁审核、谁负责”的原则，建立数据审核机制，确保数据符合业务逻辑及规范要求。

对于系统中的基础数据（如客户信息、物业项目信息等）以及重要业务数据，信息管理部门应制定数据维护计划，定期进行数据清理、更新和备份，确保数据的一致性和可用性。

五、信息资源管理

1.信息分类与编码

信息管理部门应根据公司业务特点及信息管理需求，制定统一的信息分类与编码标准，对各类信息资源（如文档、报表、图片等）进行科学分类和规范编码，便于信息的查询、共享及管理。

2.信息存储与共享

公司建立统一的信息存储平台（如文件服务器、知识管理系统等），各部门应按照信息分类与编码标准，将本部门产生的信息资源及时上传至相应的存储位置，实现信息资源的集中存储和共享。

在信息共享过程中，应遵循“按需共享、授权访问”的原则，根据信息的敏感程度及使用范围，设置相应的访问权限，确保信息安全的前提下，提高信息资源的利用效率