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学校学生资助工作档案管理制度

第一章总则

为加强学校学生资助工作的档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高资助工作的规范性和透明度，依据国家相关法律法规及教育部有关规定，特制定本制度。

1.1目的

本制度旨在规范学校学生资助工作档案的管理，保障资助档案的安全与完整，提升档案管理的科学化水平，促进资助工作的有效开展，为学生提供更好的资助服务。

1.2适用范围

本制度适用于本校所有参与学生资助工作的部门及人员，包括但不限于学生资助中心、相关学院、辅导员及其他相关职能部门。

1.3法规依据

本制度依据《国家学生资助政策》、《高等学校学生资助管理办法》及相关教育法律法规制定。

第二章档案工作任务

学生资助工作档案管理的主要任务包括：

-负责资助档案的收集、整理、保管、查阅与借用。

-定期对档案材料进行审核、更新，确保档案信息的准确性和时效性。

-积极配合审计、检查和评估工作，提供所需档案材料。

第三章档案的收集与归档

3.1档案材料的收集

学生资助档案材料的收集由学生资助中心负责，主要包括：

-学生资助申请表

-个人家庭经济状况调查表

-资助审批记录

-资助发放明细

-学生反馈意见

-其他相关证明材料

3.2档案材料的归档

归档材料必须完整、规范，具体要求如下：

-所有材料需经过审核，确保内容真实、有效。

-每份档案材料需标明归档日期、责任人并进行编号。

-归档后，材料须按照类别分类存放，方便日后查阅。

第四章档案的保管

4.1保管责任

学生资助中心指定专人负责档案的保管工作，确保档案的安全与完整。

4.2保管措施

-档案应存放在专用档案室内，档案室需符合防火、防潮、防盗的要求。

-档案材料应按年度、类别分类存放，并定期进行清点和检查。

-不得将档案材料随意外借，若需要外借须经过中心主任批准。

第五章档案的查阅与借用

5.1查阅权限

学生、教职工及外部单位人员如需查阅档案，需填写查阅申请表，并经学生资助中心审核批准。

5.2借用规定

借用档案需遵循以下规定：

-借阅者需出示有效身份证明，并填写借用登记表。

-借用档案应在规定时间内归还，逾期未还将给予相应的处理。

第六章档案的转递

6.1转递流程

档案转递工作由学生资助中心负责，包括：

-内部调动时，档案随人转递，需填写转递通知单。

-转递档案时应采取密封措施，禁止个人携带。

6.2转递记录

每次转递需详细记录转递时间、转递者、接收者及档案内容，确保档案的可追溯性。

第七章监督机制

7.1监督责任

学校设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督与评估，确保制度的落实。

7.2定期检查

每学期对档案管理进行一次全面检查，确保档案的完整性和准确性。

7.3反馈机制

建立反馈机制，收集档案管理过程中的意见和建议，不断改进档案管理工作。

第八章附则

8.1解释权限

本制度由学生资助中心负责解释。

8.2生效日期

本制度自发布之日起生效。

8.3修订流程

如需修订本制度，应由学生资助中心提出修订建议，经学校相关部门审核后方可实施。

以上是学校学生资助工作档案管理制度的详细内容。通过规范档案管理，确保学生资助工作的高效运作，提高服务质量，保障学生的基本权益。