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宴会预订流程

-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

宴会预订

一、宴会预订联络方式

宴会预订联络方式主要有：

1、电话预订：这是酒店与客户联络的主要方式：常用与小型宴会预订、查询

和核实细节、促进销售等。大型宴会需要面谈时也要通过电话来约定会面

的时间、地点等。

2、面谈：这是宴会预订较为有效的方法。当有顾客当面洽谈询问所有的细节

安排，解决宾客提高的特别要求，讲明付款方式。填写预订单等，做为日

后联络资料，以便以后用电话或传真与客户联络。

3、询问信：所有客户寄来的询问都有必须立即做好答复；附上建议性的菜

单，此后，便可能以信函或面谈的方式就达成协议。

二、宴会预订程序

1、宴会预订表格：

宴请活动的日期、时间；

计划安排的宴会厅名称；

预订人姓名、联系电话，地址、单位名称

宴请活动的类型；

出席人数；

菜单项目、酒水要求；

收费标准及付款方式；

上述事宜暂定的或确认程度；

收入估算；

要求和注意事项

2、宴会预订程序：

接受预订

（一）热情礼貌接待逐位来预订宴会的客人，使客人感到亲切可信，乐于

在酒店订宴席。

（二）洽谈业务时，先送上迎客茶，主动与客人交换名片，或报自己的姓

名职务，询问客人尊姓大名。

（三）当客人讲述宴会要求时，一定要认真倾听，作好记录，不要随意打

断客人的讲话。

（四）在洽谈宴会业务时，按照宴会预订表的内容问客人了解清楚，并做

好预订记录。

A、邀请人的单位名称，被邀请人的单位名称及他们的身份。

B、宴会时间，标准，宴请的人数，桌数，主桌特别要求。

C、场地要求，灯光，音响，麦克风，舞台，横幅，有关文艺演出等。

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D、饮食要求，注明禁忌的食品、饮料和特别的风格习惯，以及特别喜爱

的食品，饮料。

E、是否需要会见场所、休息室和注意事项。

F、是否需要提供请柬、席次卡。

G、付款方式：如用支票、注明签报单位。

H、宴会工作人员用餐标准及其它要求。

I、注明客人宴会厅的名称。

确认并签订

A、预订以后，双方都认为有条件举办宴会，就需进一步协商有关宴会

具体承办的方式，安排等。如客人有变动，需双方协商，另行确定。

B、如果是提前较长时间预订的，应主动电话方式保持联络，进一步确

定日期及有关的细节，对暂定的预订应进行密切的跟踪查询。

C、为了保证宴会预订成功率，可以要求顾客预付一定数量的订金。酒店

的常客并享有良好信誉者，可以不必付订金。

做好统一安排：

A、宴会确定以后，餐厅管理人员在提前根据宴会定单对原材料采购，

物资用品消耗，场地的使用等好统一安排。

B、妥善保存确认后的宴会预订表，并按不同的日期，时间及时登订在

宴会厅房安排表上，不要漏单或错单。

C、根据预订表上的要求，编排菜桌。填写宴会通知单，详细注明各项要

求核对无误后，送餐厅、厨房、大堂、问询、财务等有关部门。

D、在接待到客人因故要提前或推后举行宴会通知单后，应立即通知有

关厨房和餐厅。