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档案信息化建设与档案管理的研究

摘要：随着信息技术的飞速发展，社会各行各业都越来越重视信息化建设。

档案业务管理系统的信息化应用和标准化体系建设也是影响其今后稳定发展的重

要工作方向，一系列具有针对性的数字档案标准化管理创新解决方案，提高档案

信息管理应用的服务效率和服务水平与质量，本文旨在以档案基础管理现状及其

在信息化环境建设中应用的必要性为分析切入点，对档案基础管理研究现状进行

初步探讨，加强现阶段档案和信息化建设，进一步为基层信息化建设奠定基础。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

1档案管理信息化建设过程中存在的问题

档案信息化建设过程中暴露出的一些问题，首先，不同档案管理部门之间存

在差异，各地区经济发展水平存在一定差距，发展速度也不同，会影响档案管理

现代化进程，受经济条件的制约，各地对档案现代化建设的支持程度不同，导致

各地档案管理现代化进程不同，一些地方档案保管单位开始使用计算机开展档案

管理工作，大大提高了档案保管业务的效率和服务质量，但是，一些地方档案保

管单位仍然坚持使用单机进行文件存储作业，导致文件存储技术相对落后，难以

实现有效的数据共享，不利于文件存储的发展，其次，虽然档案信息化发展具备

条件，很多企业和单位也开展了档案信息化建设，但档案管理技术还不完善和成

熟，在实际工作发展过程中还存在很多问题，尤其是在保存方面，存在安全技术

不够先进的问题，因此大部分单位仍采用传统的纸质档案管理方式，但传统的纸

质档案管理方式在查询和保存时费时费力，有时还会出现遗漏。缺点还是很明显，

需要改进。

2档案信息化建设与档案管理的策略

2.1加强对信息化建设的重视，为其奠定可靠的理论基础

对于档案信息化建设，档案管理部门首先要从思想上加强重视，这样才能确

保它平稳高效地运行，对此，档案管理部门要全面准确认识档案信息化建设的重

要性和价值，并以此创新管理人员和档案管理人员的观念，以良好的管理意识推

进档案信息化建设，确保档案信息化建设的顺利进行。依托档案信息化建设的档

案管理工作可以有序开展，提高档案管理工作的实效性。同时，档案管理部门也

要积极实施档案信息数字化转型，要以规范统一的原则，制定统一的标准，提高

电子档案建设的标准化水平，建设数据管理系统，为档案信息化建设和管理奠定

理论基础，例如，临沭县人力资源和社会保障局在建设信息化档案管理过程中，

首先从思想上高度重视档案信息化建设，大力提高信息化建设水平，提高档案信

息化水平，档案的使用率和管理的有效性，同时，该局还十分重视借鉴和吸收外

部先进经验，通过外地实地考察学习信息化建设的先进经验和方法，拓宽建设思

路和视野，提供有力的理论支持和帮助用于档案信息化建设。

2.2构建完备的信息管理体系，促进文件融合发展

档案信息化建设不仅包括各类基础设施、应用系统和信息资源建设，还涉及

制度规范和安全保障体系，因此，档案管理部门应制定合理科学的信息化建设总

则，增强信息化平台建设实效，促进信息化平台健康持续发展。

（1）档案管理部门要立足自身发展，客观规范开展相关建设工作，做好统

筹规划布局，推动档案管理工作有序发展信息化。对于建设中遇到的问题，档案

管理部门可以根据实际情况进行合理调整，避免档案信息化管理过程中出现问题，

影响建设的完整性，为避免档案管理部门僵化执行的情况发生，档案管理部门之

间必须加强沟通联系，用有效的沟通解决建设中的问题，实现统筹布局，提高工

作效率。

（2）档案管理部门要注重部门引导和实际情况结合国家信息化建设标准开

展工作，推动档案信息化建设快速推进。在此期间，档案管理部门要坚持科学发

展观，确保沟通有效性，积极学习借鉴先进经验，改革完善管理体制，优化创新

档案管理服务体系，提高管理水平，促进档案管理工作的顺利进行，确保各部门

共享档案信息化建设成果。

（3）档案管理部门应从发展实际出发，利用信息化软件推进文件一体化管

理，实现档案管理特色化，在档案信息化建设已成为必然之举的前提下，档案管

理部门必须顺势而为，改革创新档案信息管理手段，将各种先进的数字化管理手

段融入档案信息化建设，发挥它的作用，促进了档案事业的发展，管理一体化建

设，提高建设效益，同时，档案管理部门还应根据地方发展实际，利用信息化软

件建设有特色的电子档案索引数据库，提高重要数据存储的安全性，提高工作人

员的工作效率，促进高效的档案管理工作，发展档案信息管理。例如，南宁市人

力资源和社会保障局推出的“智慧人社”，立足群众需求，以“最多跑一次”