电子档案管理办法.pdfVIP

第一章总则

第一条为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子

档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规

定制定本规定。

第二条本规定适用于公司各事业部、分公司(以下简称各单位）.

第三条基本术语解释

(一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是

通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态

表现出来，通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。

（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和

利用价值的归档电子文件。

（三)电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁

盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程.

(四)电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管

理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和

处理的过程。

第二章管理体制和职责

第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明

确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门

要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。

各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术

措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整

性.

第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文

件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务)部门负责；

电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常

由档案管理部门负责.

第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一

管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬

件系统，保证归档电子文件的有效识读.档案管理员应忠于职守，具

备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组

织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发

挥归档电子文件的作用。

第三章归档范围、保管期限

第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进

行鉴定.具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范

围进行归档。

第九条电子文件归档范围

（一）电子文件性质代码

R—草稿性电子文件;U-非正式电子文件；O—正式电子文件;N

—无纸电子文件；T—文本文件;I一图象文件；G—图形文件；V一

A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数

据文件。

（二）电子文件信息类型

1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文

件等,归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文

件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值,收集时需

落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区

别.

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完

毕，能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。

2、图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像

文件.

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，

归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及

各种数据信息。

4、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时

应注意收集其属性标识和相关软件。

6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声

音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的

各种相关辅助文件。

8、超文本文件:指采用WEB技术制作的浏览器文件。

（三）电子文件环境类型

1、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应

用软件以及软件的版本等。

2、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成

的各种管理数据、参数等。

（四）电子文件载体类型