【重磅】文书档案文件级目录数据库结构与著录细则 .pdfVIP

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文书档案文件级目录数据库结构与著录细则

1范围

本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语

和定义、数据库结构和著录细则。

本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文

书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全

文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录

数据库的参考。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注

日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订

版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是

否可使用这些文件的必威体育精装版版本。凡是不注日期的应用文件，其必威体育精装版版

本适用于本标准。

GB/T1988-1989信息处理信息交换用七位编码字符集

GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集

GB11714-1997全国组织机构代码编制规则

GB/T15418-1994档案分类标引规则

GB18030-20RR信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩

充

DA/T1-20RR档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T19-1999档案主题标引规则

DA/T22-20RR归档文件整理规则

档案出版社中国档案分类法（1997年）

档案出版社中国档案主题词表（1995年）

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4

号）

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3术语和定义

DA/T1-20RR确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3.1著录项目itemsofdescription

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名、文件编号、责

任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档

号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载

体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。

3.2著录格式formatofdescription

著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.3数据库database

按照概念结构组成的存储档案内容和形式特征的数据的集合。

3.4数据字段datafield

数据库（3.3）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形

式特征的数据集合。

3.5字段名fieldname

标识数据字段（3.4）名称的一组符号。

3.6字段类型fieldtRpe

各字段对应内容的数据类型。本标准涉及4种数据类型：定长字

符型、数值型（整型）、文本型、可变长字符型。

3.7字段长度fieldwidth

数据字段（3.4）中可存放数据的最大字节数。

3.8数据记录datarecord

数据库（3.3）中由若干数据字段（3.4）组成，描述著录条目的

数据集合。

3.9电子文档号codeofelectronicrecords

档案馆（室）管理电子文件的一组代码。

3.10脱机载体编号codeofoff-linemedium

反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。

3.11题名title

又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

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3.12责任者nameofauthor

也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

3.13文件编号recordnumber

文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

3.14控制标识controlidentifier

档案馆对已开放或应控制使用的档案所赋予的标记。

3.15分类号classif