WI-MD-011备件管理规定.doc

目录

一、备件采购管理

1.1备件订购管理

1.2备件发运管理

1.3备件入库管理

1.4备件结算方式

1.5特殊备件管理流程

二、备件索赔管理

2.1备件索赔范围

2.2备件“三包”原则

2.3备件“三包”期限

2.4备件“三包”流程

2.5相关职责

三、备件技术支持

3.1备件技术咨询

3.2备件投诉处理

四、备件仓储管理

4.1备件存储管理

4.2常用备件最低库存标准

4.3仓库空间要求

4.4仓库的规划要求

五、备件销售奖惩政策

六、附件

附件1：****车被鉴定或计划单

附件2：三包急缺件采购流程

附件3：备件发运流程

附件4：配件配送中心对总部到站货物的处理流程

附件5：备件退货流程

附件6：备件换货流程

附件7：****客户投诉信息处理传递跟踪卡

附件8：委托发运申请书

附件9：三包外备件索赔跟踪表

附件10：****三包外配件索赔流程

附件11：备件技术咨询流程

附件12：备件信息（投诉）处理流程

附件13：常用备件最低储存量表（部分）

一、备件采购管理

******有限公司为更好地为各服务商做好******有限公司**车纯正备件的保供服务工作，在全国各大区域设立了客户服务分公司（代理商）作为各服务商的备件指定供应单位，各服务商按划定区域在客户服务分公司（代理商）进货。

本节中备件采购是指各地服务商向******有限公司客户服务有限公司各分公司（代理商）采购备件的过程，包括：备件的订购、发运、到货处理及结算。

1.1备件订购管理

为了维护******有限公司利益和******用户利益，各服务商不得在******有限公司客户服务部（代理商）以外的渠道（含认定的协作配套厂）采购备件用作******有限公司用户服务，各服务商不得销售非******有限公司纯正备件给******有限公司用户。

各服务商在******有限公司客户服务部（代理商）月度备件采购额必须达到各服务商月度采购备件指标。月度采购额=上月三包结算费×（1+拓展率任务指标）。

各服务商必须有一定量的备件储备，为保证广大******有限公司用户需求，各服务商所储备的备件品种和数量应按照当地******有限公司保有量考虑，在按需求比例选择不低于10万元的备件作为最低储备量，新建站首批储备量不低于5万元。

服务商每月允许正常订货三次，品种、数量不限，但必须按照******有限公司订货统一模板；三包急缺件可随时订货。

所储备的备件与应满足******有限公司用户维修服务的需要，当用户需要的备件不能及时解决时，应立即与******有限公司客户服务部（代理商）联系，以最快捷的方式组织货源给予解决，以确保用户满意。凡因服务商缺件、又不能及时解决而引起的用户投诉，******有限公司客户服务部将实施考核和处罚，详见《规范服务处罚条例》。

1．对各客户服务部（代理商）备件保供的区域，******有限公司客户服务部不直接向该区域各服务商或用户供货。服务商原则上应在******有限公司规定的中转库辐射区域提货，限制跨库区提货及发货。******有限公司备件部向已签订技术服务合同，具备维修能力的已授权服务上提供******有限公司认可的备件。

2．各服务商在******有限公司客户服务部（代理商）采购备件将享受******有限公司调拨价。各服务商在进行备件销售时，其销售价格必须按照******有限公司规定的价格执行，严禁随意涨价。

3．******有限公司服务商的备件经理、备件订货计划员必须经过******有限公司备件部培训，考核合格后方可订购备件。

4．委托******有限公司客户服务部（代理商）发运的，必须认真注明发运方式、收货单位地址等。

1.1.1常规备件订购流程

1．编制备件计划单

按照******有限公司订货统一模板填写订货配件数量，如果模板中没有所需配件，则另外填写配件计划单（附件1）

2．审核备件计划单

服务商站长（经理）对备件计划单进行审核，确认无误后签字盖章。

3．报送备件计划单

备件采购员采用传真或电子邮件的方式向******有限公司客户服务部或指定代理商报送备件计划。

4．建档留存

备件采购员负责将每次备件计划单建档备案（保管期为二年）以便查阅。

1.1.2．紧缺备件订购流程

1．服务商急需订购而暂缺的零部件，可联系所属备件配送中心通知******有限公司总部直接发货，但挂账在相应客户服务部（代理商）下。

2．此种备件销售方式的销售额只能占到客户服务部（代理商）辖区销售收入当月考核指标的10%以下。期间发生的运费由相应客户服务部（代理商）负责与******有限公司结算。

3．因客观原因造成的“三包急缺件”，各******有限公司客户服务部（代理商）直接向公司总部下采购订单，