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档案管理规定

为加强企业的文件资料、经营档案的保护和管理工作，保证企业档案管理工作步入制度化、规范化轨道，有效地促进档案资料真正服务于企业经济的发展，根据《档案法》以及行业相关规定、要求，结合本公司实际情况，特制定本管理规定。

总则

第一条档案管理应遵循“先归后借、逐级审批、分类归档、审核销毁”的原则。

第二条档案的立卷、移交、归档、处理必须遵循准确、及时、安全、完整的基本原则,为公司各项工作和业务提供服务。

第三条集团办公室是公司档案管理的职能部门,对公司各部门档案的收集、整理、归档实行监督、指导。

第四条办公室档案管理员负责公司的档案管理工作,包括接收、收集、整理、立卷、保管及提供利用，督导各部门、各分公司、各事业部的档案管理工作。公司各部门、各分公司、各事业部指定的兼职档案员(资料员)协助办公室档案管理员工作，并负责本部门档案的收集、整理和归档、移交等工作。

档案的收集、归档范围

第五条凡本公司各项活动所形成的具有参考、保存、利用价值的，并已办理完毕属于归档范围的文件材料,包括行政、人事、法律、工程项目、财会以及经营活动中的各类经济合同、技术资料等，均应纳入本公司的档案范畴。

第六条本公司档案的收集、归档范围主要类别包括：文书档案、工程档案（包括拆迁安置档案）、会计档案、经营档案、销售档案、声像档案、实物档案等。

第七条文书档案是指公司接收的上级重要来文、本公司经营活动形成的具有保存价值的文件资料。包括：

1、上级的重要来文、信函；

2、公司签署的红头文件、重要公文、请示与批复、会议纪要，

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主要职能活动的报告、总结、大事记汇编；

3、本公司的组织沿革、机构设置、人员任免、职工花名册；

4、企业发展规划、行政事务、经营决策、管理制度；

5、公司员工外出考察、学习、培训、调研、参加会议的相关资料；

6、法律诉讼及司法文书资料。

7、反映本公司重要活动的相关文件材料。

第八条工程档案主要是指涉及项目开发方面的材料、资料,包括工程立项、定点、规划方案审批、施工组织、竣工备案等各阶段形成的档案、资料。

第九条会计档案是记录和反映企业经济业务的重要历史资料和证据。会计档案的内容主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

第十条经营档案是指本公司在办理各类经营活动中所产生的各种证件、材料。包括营业执照、机构代码证、审计报告、资质证书、注册变更登记资料、章程、股东会决议、股权转让合同、合作意向书、拟开发项目的可行性报告和相关协议等等。

第十一条销售档案包括房屋销售合同、房屋租赁合同以及涉及营销业务的代理、广告发布等业务合同。

第十二条声像档案是反映企业的历史沿革、重要经营活动所形成的的音像带、光盘、剪报、照片、图片等资料。

第十三条实物档案室企业经营活动中所获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖牌、奖杯等。

档案的整理及归档移交

第十四条文书档案：

公司各部门经手的上级重要来文和以公司名义形成的行政文书、文件、会议纪要等原件，应随时移交公司档案员进行归档整理。

各分公司、各事业部主办的以公司名义形成的文书、文件，接收

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的重要来文、来函等原件，按照档案归档要求编目、整理后，以季度为单位于每季末10日内上交档案室归档。

公司档案管理员员应在每年三月底前完成上年度本公司文书档案的整理、立卷、归档工作。

第十五条工程档案：

1、综合部办理工程项目报建手续，经审批取得的各种证件、审批意见、批文、市政管网设计图纸等原件，必须在24小时内上交集团档案室存档。

2、建设工程竣工验收后30日内，项目部应督导施工单位完成三套竣工档案（包括竣工图和施工技术资料）的整理并审核后，向集团档案室移交、归档。

3、建设工程获得竣工备案后30日内，项目部应负责完成工程项目建设全过程中形成的竣工资料的整理、移交、归档工作。包括：⑴本公司（项目部）下发的各种通知、工作联系单、技术核定单等。⑵各单位的来文、来函、工作联系单、形象进度计划等。⑶监理工作大纲、工程监理月报、监理工作联系单、监理工程例会纪要、监理工程师通知单等。⑷与工程项目有关的其他资料。

建设工程获得竣工备案后，成本控制部应按照结算一项移交一项的原则，负责完成总包单位及分项工程单位的工程签证、竣工结算等资料整理，及时移交集团档案室归档。

建设工程获得竣工备案后30日内，采购合约部应完成工程项目工程材料批价、工程材料采购等资料的整理，并移交集团档案室归档。

4、凡是经总工室审核确认、印制的工程项目施工图纸，一律与电子版移交集团档案室发放并存档，档案管理员编制《文件