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工贸油品调运分公司人事档案管理办法

第一章总则

第一条为提升zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称“油品调运分公司”或“公司”）档案管理水平，有效保护和利用人事档案，更好地服务于企业改革发展，根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、《干部档案工作条例》及工贸公司相关规定，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司机关各部门及各驻站。

第三条本办法所称人事档案，是指企业在人力资源管理等工作中形成的，记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发、反映个人成长历程的重要凭证和依据。

第四条人事档案管理工作遵循统一领导、分级管理原则，确保档案完整安全，便于企业各方面利用。任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁或据为己有。

第二章组织机构及职责

第五条公司综合办公室负责统一管理人事档案，并接受上级业务部门的监督指导。

第六条综合办公室人事档案管理职责如下：

（一）贯彻执行党和国家关于人事档案工作的方针政策；

（二）建立健全公司人事档案管理制度；

（三）负责公司各级员工人事档案的接收、鉴别、整理、保管、转递和提供利用等工作。

第三章归档

第七条为全面真实反映员工个人情况，综合办公室应收集员工在调配、任免、职称评聘、考察考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体归档范围详见附件。

第八条归档要求：

（一）归档材料必须真实准确、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备，并具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方可归档。

（二）归档材料必须使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝色墨水及复写纸书写。

（三）需销毁的材料必须详细登记，并经人力资源部负责人和主管领导审批，由专人负责监销。

（四）不属于档案范围的材料，不得擅自归档。

（五）档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一，便于查找。

第九条公司应建立主动送交人事档案材料的工作制度，由综合办公室人事干事、组织干事负责收集各部门归档材料。

第四章管理和利用

第十条人事档案管理人员应按在职/退休、干部/职工类别对档案进行分类、编号、排架。对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按规定收取管理费。

第十一条建立人事档案登记和统计制度，编制各类档案名册，每半年进行一次检查核对，确保档案号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。

第十二条人事档案应安全必威体育官网网址、便于查找，严密科学地保管。档案管理人员应严格执行必威体育官网网址制度，不得泄露档案内容，确保档案绝对安全和准确无误。

第十三条利用本单位人事档案，须经综合办公室上报主管领导审批。重要、珍贵档案应妥善保存，用复制品代替原件提供利用。

第五章档案的传递

第十四条员工调离公司前，其工作期间形成的各类材料必须全部归档后再进行档案移交。

第十五条人事档案的接收、移交必须严格履行相关手续，做好登记与审批工作，留存双方交接单备查。

第十六条人事档案应通过机要交通渠道传递或派专人传送，不得邮寄或交本人自带。外单位派专人提取档案，须持人事或组织部门出具的介绍信，否则不予办理。

第十七条收到接收单位调档函后，须经综合办公室负责人同意并签署意见方可转出。档案转出后，应联系确认档案是否转到，并收取对方回执以防丢失。

第六章附则

第十八条本办法由综合办公室负责解释和修订。

第十九条本办法未尽事宜，按国家相关法律法规和集团公司、工贸公司相关规定执行。

第二十条本办法自颁布之日起施行。

附件:

人事档案材料收集归档范围

1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3.出国出境人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4.党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6.评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7.员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

8.党团组织建设中形成的入党志愿书（1-2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀