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公司联络函格式范文

在现代企业管理中，联络函作为一种重要的书面沟通形式，广泛应用于部门之间、公司与客户、供应商之间的交流。合理规范的联络函不仅提高了沟通效率，也增强了企业形象。以下将详细介绍公司联络函的格式、内容及其撰写过程中需要注意的事项。

一、联络函的基本结构

一份标准的联络函通常包括以下几个部分：

1.标题

标题应简洁明了，通常使用“联络函”或“通知”等字样。例如：“关于XXXX的联络函”。

2.发件单位和发件人信息

包括公司名称、部门名称、发件人姓名、职务及联系方式等。通常放在函件的左上角。

3.收件单位和收件人信息

包括接收单位名称、部门名称、收件人姓名及职务等，通常放在函件的右上角。

4.日期

日期应注明发函的具体时间，通常写在发件单位信息的下方。

5.正文

正文是联络函的核心部分，内容应包括引言、主体和结尾。引言部分简要说明发函目的，主体部分详细阐述相关信息，结尾部分应礼貌结束并提供后续联系信息。

6.附件（如有）

如果函件中提到附件，应在正文末尾注明附件的名称和数量。

7.署名

发件人签名或盖章，通常位于正文的右下方。

二、联络函的撰写要点

在撰写联络函时，应注意以下几个要点：

1.语言简洁明了

使用简洁、明了的语言，避免冗长的句子和复杂的词汇，使收件人能够快速理解函件内容。

2.正式礼貌

应保持正式的语气，使用礼貌的用词，体现专业性和尊重。例如，在开头可以用“尊敬的XXX”称呼收件人。

3.逻辑清晰

内容应逻辑清晰，层次分明，使读者能轻松跟随思路。引言部分应简要概括函件目的，主体部分应详细阐述，结尾应简洁总结。

4.准确性

确保函件中涉及的数据、信息和日期准确无误，避免因错误信息造成误解。

5.格式规范

统一使用公司规定的文书格式，包括字体、字号、行距等，确保函件的整洁美观。

三、联络函的示例

以下是一份联络函的示例，供参考：

公司名称

部门名称

发件人姓名

发件人职务

联系电话

电子邮箱

收件单位名称

收件部门名称

收件人姓名

收件人职务

日期：2023年10月18日

关于2023年度公司员工培训的联络函

尊敬的XXX：

为了提升员工的专业素养和工作能力，公司决定于2023年11月1日至2023年11月5日举办为期五天的员工培训。此次培训将由外部专家进行授课，内容涵盖行业必威体育精装版发展、技能提升及团队合作等方面。

培训的具体安排如下：

1.培训时间：2023年11月1日至11月5日

2.培训地点：公司会议室

3.培训对象：全体员工

4.培训内容：

行业发展趋势分析

专业技能提升

团队协作与沟通技巧

请各部门提前做好员工的培训安排，并于2023年10月25日前将参训人员名单报送至人力资源部。若有疑问，请随时与我联系。

谢谢您的配合与支持。

此致

敬礼！

发件人姓名

发件人职务

附件：培训日程安排

四、总结与改进建议

联络函在公司日常运营中起着重要的沟通桥梁作用。通过规范的格式和清晰的内容，能够有效提升信息传递的效率。然而，在实际的撰写过程中，仍有一些方面可以改进。

1.加强培训

定期对员工进行商务写作培训，提升其撰写联络函的能力，确保信息沟通的准确性和专业性。

2.建立模板

制定标准的联络函模板，方便员工在撰写时参考，减少格式错误，提高工作效率。

3.反馈机制

建立联络函的反馈机制，收集各部门对函件内容的意见与建议，持续优化函件格式和内容。

4.信息化管理

借助信息化工具，建立电子联络函系统，提高函件的存档与检索效率，减少纸质文件的使用，实现绿色办公。

通过以上措施，可以进一步提升公司内部及外部的沟通效率，增强企业的整体形象和凝聚力。在未来的工作中，期待各部门能够积极配合，共同推动联络函的标准化与规范化，提升公司的管理水平和沟通效率。