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档案管理方案

第一节食堂档案管理内容

食堂档案管理主要包括以下内容：

一、基本情况

1.《餐饮服务许可证》复印件粘贴处。

2.法定代表人的身份证明粘贴处。

3.食品安全管理组织机构名单及职责（正式文件）。

4.医院食堂加工场所平面布局、卫生设施示意图。

5.食品安全管理人员培训证明资料。

6.医院食堂从业人员登记表。

7.医院食堂从业人员健康证明复印件粘贴处。

8.医院食堂食品安全突发事件应急处置预案。

9.医院食堂食品安全承诺书。

10.医院食堂食品安全管理员目标责任书。

二、各项管理记录

1.医院食堂从业人员培训登记表。

2.医院食堂从业人员培训记录表。

3.医院食堂食品安全综合管理自查表。

4.医院食品安全会议记录。

5.医院食品安全工作总结。

6.医院食堂供应商资格审核表。

7.医院食堂食品供应商索证资料一览表。

8.医院食堂食品采购进货索证台账登记本。

9.医院食堂餐饮具消毒记录本。

10.医院食堂食品留样、试尝登记表本。

11.医院食堂餐厨废弃物处置登记本。

12.医院食堂从业人员晨检登记本。

13.医院食堂食品添加剂采购、索证与使用台账登记本。

14.医院食堂专间消毒记录本。

15.医院食堂其他管理记录档案

16.《生活饮用水卫生许可证》复印件。

17.生活饮用水安全检测合格报告。

18.医院食堂餐厨废弃物处置合同。

19.食品、食品原料、食品相关产品采购索证资料夹。

20.其他相关资料。

第二节食堂档案管理制度

一、档案管理制度

1.各种档案按类别要求，由档案员整理，分类专柜存放。

2.各种档案的文字书写，必须用黑色碳素笔书写，禁用其它笔书写。

3.档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

二、档案归档制度

（一）归档范围的保管期限

1.食堂办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括检查记录、会议纪要、台账记录等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。

2.食堂档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对食堂有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期；进货查验记录和相关凭证的保存期限不得少于产品保质期满后6个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。其他各项记录保存期限宜为2年。

（二）归档时间

实行年度归档制度：食堂在工作中形成的文件、会议纪要、台账记录等文件材料一律在次年第一季度内登记存档。

（三）归档要求

1.归档的文件必须系统、齐全、完整。

2.归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

三、档案人员岗位职责

1.档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

2各食堂兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本食堂各类档案材料，按规定归档。

3.查阅档案者要爱护档案资料，不得拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将资料转借他人或带回家中。

第三节档案管理方法

一、档案管理标准化

档案管理，要严格按照国家档案部门制定的标准执行，高机制，高效率的开展工作，做好档案收集，整理，鉴定，统计，归类及后续档案保管工作，充分有效利用到档案装具，档案著录，库房管理等各执行标准上。

档案管理人员都应承担起所负责任，要明确责任范围。以国家档案管理工作目标作为标的物、严格要求自己，评定自身工作好坏，实行目标管理最大化，根据标的物的管理工作要求制定自己的具体目标及工作计划，力求使档案管理工作达到具体化、规范化、标准化并落实到自身所负其责。

二、建立健全档案的管理制度

1.加强档案安全管理现代化

利用先进的技术手段，解决档案信息安全管理中遇到的问题。档案种类繁多，形式各异，要加强档案管理系统的建设，科学规范化的管理。要有专门的库房置放保存档案，专人负责管理。分类专柜，排列整齐，做好档案区域划分，健全档案检索工具，科学高效管理。做好库房通风工作，卫生整洁。库房管理要配备防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光等安全设施和措施以保护档案，绝不可轻视形式化。

2.建立档案工作管理和查询

调阅网络，在领导的统一负责指挥下，提出档案工作的具体要求，包括业务档案在内，一定要切合实际，具体制定档案管理的各项规章制度，做好档案调阅权限和必威体育官网网址工作，对档案管理进行层级监督管理、指导，提出合理规范化的意见，统一安全存放置归档。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱置，防止破损、分散流失。

3.集中化管理档案

加强领导、分级集中、各负其责。通过统一的领导、达到档案的管理安全和有效的利用。

三、档案管理人员应爱岗敬业

档案管理人员要爱岗敬业，尽职尽责；因各科室档案归集类别不同，调阅方向曲集，所以档案管理人员应根据档案材料来