第三章通用账务处理模块的基本操作.pdfVIP

第三章通用账务处理模块的基本操作

第三章通用账务处理模块的基本操作

第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程

一、基本功能

账务处理模块是建立在会计科目体系的基础上，以输入凭证为起

点，经过系列加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总

分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常叫总账模块。它是会计

电算化软件系统的核心模块。

（一）系统初始化

（二）凭证处理

（三）记账

（四）账表输出

（五）基本处理

（六）系统维护

二、账务处理操作流程

（一）手工账务处理流程

手工环境中，选择的账务处理流程通常有：记账凭证账务处理程

序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、多栏式

日记账账务处理程序等。

各种账务处理程序的主要区别：登记总账的方法和依据不同。

（二）电算化账务处理流程

在会计电算化下，不存在账务处理程序的选择问题。

在电算化下，记账是一步到位。

（三）电算化与手工账务处理流程的比较

1、取消账务处理的中间层-账簿体系

任何会计软件都无账簿文件，即无账簿数据库文件，只有凭证库

文件。在电算化下，将账、证、表三层架构体系压缩为证、表两层架

构体系。

2、记账的内容与方式不同

3、对账方式不同

在会计电算化中，只要记账凭证的数据是正确无误的，则账簿、

报表的数据就必定正确，不可能出现账证和账账不符的情况。账证、

账账核对已经没有存在的意义。

4、账务数据处理过程基本实现自动化

会计电算化下，让会计人员有更多时间和精力投入到会计管理与

控制，真正实现会计职能的转换，从核算型会计转身管理决策型会计。

第二节初始设置

绝大多数单位都是通过购置商品化的通用会计软件来实施会计电

算化的，所以需要把通用会计软件通过初始化设置转变为适用本单位

会计核算管理要求的“专用”会计软件。

一、初始设置的准备工作

1、账套名称与账套文件名

账套名称只能为使用该账套的会计主体的名称。因为在有关的输

出资料（如：凭证、账簿、报表输出）中会用到单位名称的。

账套文件名是将账套以文件形式保存在计算机中的文件名。各种

会计数据和业务数据都存放在账套中，一个账套只能存放一个会计主

体的会计与业务数据。但是可以用一个会计软件为多个单位做账，即

会计软件具有多账套管理功能。

账套文件名可以与账套名称相同，也可以不同。

2、会计期间

3、记账本位币

4、会计科目体系结构设计

会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。

国家统一会计制度中规定了一级会计科目的编码和名称，明细科

目的编码和名称未作统一规定，会计主体可据实自行确定。

如4-2-2-2

5、辅助核算

这是会计电算化对手工会计的一大优点。

理由：

（1）避免重复录入

（2）可以查询有关辅助账及明细账

（3）集中统一管理

（4）不受科目结构的约束

如应收账款、应付账款、应收票据、应付票据、预付账款、预收

账款、其他应收款等科目经常设置为辅助核算。

6、期初数据

如果在年初开始实施会计电算化，只需要准备各科目期初（即年

初余额）即可。但若是在会计年度中间某一个月份开始实施会计电算

化，需要准备期初余额或年初余额、从年初到实施时各科目的借贷发

生额或累计发生额。

并且在会计软件中录入会计科目期初数据时，只需要录入最末级

会计科目数据。

7、其他初始基础资料

初始化的工作量虽然大，但只需要在初次使用会计电算化时才进

行设置。

（一）新建账套

新建账套通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、

科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。

账套号必须是唯一的。

科目级次和编码设置原则：“遵循统一规定，考虑实际情况，同

时留有余地”。

账套启用会计期间是指开始会计电算化工作的期间。

建账过程中设置的某些参数一旦设置，在完成账套建立后就无法

修改。

（二）设置操作员及其权限