三级秘书资格培训教程：办公环境管理.pptx

办公环境管理

一、办公环境的定义

·是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。

·包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

二、办公环境管理的原则

1、原则

健康

安全

舒适

·

●

●

2.环境的布局与布置

(1)布局

①封闭式布局。

②开放式布局。

(2)布置

常见的布置方法有：

①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方；

②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。

③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。

三、办公室的视觉环境管理

1、视觉环境：

·办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。

(1)有效地使用颜

(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。

2.照明

·照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。

光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。

·声音的强度单位为分贝，一般

说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。

·听觉环境指办公室所处的

有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。

四、办公室的听觉环境管理

如何控制噪音

·1、消除噪音的来源

2.用吸音的材料以减少噪音的影响

3.适量音乐的播放

五、办公室的空气环境管理

·办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。

控制的方法

·1、温度

一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。

2.湿度

一般来讲，最适宜的湿度为40%一60%。

3.空气流通、

一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。

·4.空气的净化

为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。

六、办公室安全环境管理

·识别办公室安全隐患

·1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。

·2、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。

·3、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。

·4、办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。

5、工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将必威体育官网网址原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。

·6、消防隐患：如乱扔烟头，灭

火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。

设计办公室的工作程序

·(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，

明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

·(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3m²~10m²,普通者1.5m²~8m²即可以。

设计办公室的工作程序

(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

(4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

(5)对设备的安放提出合理建议。