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机械维修公司数据管理办法

一、总则

1.目的

为加强本机械维修公司数据资源的管理，保障数据的准确性、完整性、安全性以及有效利用，提高公司运营管理效率和决策科学性，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及机械维修业务相关数据的收集、存储、使用、共享、备份、销毁等管理活动，涵盖各部门、各工作岗位以及与外部合作过程中产生的数据。

3.原则

合法性原则：数据管理活动须严格遵守国家法律法规以及行业相关规定，确保数据来源、处理和使用合法合规。

准确性原则：各环节应保证数据如实反映实际情况，严禁随意篡改、虚报、瞒报数据。

完整性原则：按照规定要求全面收集、记录相关数据，避免数据缺失，确保数据的连贯性和完整性。

安全性原则：采取有效的技术和管理措施，保护数据免受泄露、篡改、丢失等安全威胁。

共享性原则：在确保安全和符合权限的前提下，促进数据在公司内部合理共享，以提升整体协同工作效率。

二、管理职责分工

1.数据管理领导小组

由公司高层管理人员组成，负责统筹规划公司数据管理战略，制定重大数据管理决策，协调解决跨部门的数据管理相关问题。

定期审查数据管理工作开展情况，对数据管理工作进行监督和考核。

2.数据归口管理部门（如信息管理部）

负责拟定和完善公司数据管理规章制度，并组织实施与监督执行。

规划公司数据架构，建立统一的数据标准和规范，包括数据格式、编码规则、数据字典等。

统筹协调数据资源，组织开展数据的整合、清洗、存储等工作，保障数据质量。

负责公司数据管理系统及相关工具的选型、建设、维护与升级，保障数据管理平台的稳定运行。

3.业务部门

负责按照数据标准和业务流程收集、录入本部门相关业务数据，确保数据的及时性和准确性。

对本部门业务数据进行初步审核，发现问题及时修正，并按照规定向归口管理部门报送数据。

根据业务需求申请使用相关数据，并在权限范围内对数据进行分析利用，为部门业务决策提供支持。

三、数据分类与编码

1.数据分类

基础数据：包括机械维修公司的人员信息（如员工基本资料、岗位资质等）、客户信息（如客户名称、联系方式、服务合同等）、设备基础资料（如设备型号、规格、购置时间等）等相对稳定、构成公司运营基础的数据。

维修业务数据：涵盖维修工单信息（如工单编号、报修时间、故障描述、维修进度等）、维修物料使用数据（如物料名称、规格、用量、出入库时间等）、维修质量检验数据（如检验结果、整改情况等）等与机械维修业务流程直接相关的数据。

财务数据：涉及维修项目收支情况（如维修费用、成本核算、收款记录等）、资金流数据（如各类款项的收付时间、金额等）以及财务报表相关数据等。

统计分析数据：是基于上述各类数据进行汇总、分析生成的数据，用于呈现公司业务状况、发展趋势等，如月度维修量统计、设备故障率分析、客户满意度调查结果等。

2.数据编码规则

建立统一的编码体系，对各类数据进行编码管理，确保数据编码的唯一性、规范性和可扩展性。

例如，设备编码可采用“设备类别代码+型号代码+序列号”的方式，维修工单编码可按照“年份+月份+工单流水号”规则生成，物料编码可结合“物料大类代码+小类代码+规格型号代码”等来确定，具体编码规则由数据归口管理部门制定并发布，各部门严格执行。

四、数据收集与录入

1.收集要求

各业务部门应依据业务流程和数据分类标准，明确本部门数据收集的范围、内容、频次以及责任人，确保数据收集工作有序开展。

数据收集来源应合法可靠，可通过现场记录、系统自动采集、外部文件导入等多种方式获取数据，但需对数据来源进行验证和确认。

对于重要数据或关键业务数据，应建立双人核对机制，确保数据收集的准确性。

2.录入规范

按照规定的数据格式、编码规则和数据字典要求，将收集到的数据及时、准确地录入到相应的数据管理系统或数据库中。

录入人员应仔细核对录入内容，避免出现错别字、数据错位等错误，对录入的数据质量负责。

在数据录入过程中，如发现数据不符合要求或存在疑问，应及时与相关责任人沟通核实，不得擅自处理。

五、数据存储与备份

1.存储方式

公司采用集中存储与分布式存储相结合的方式管理数据。核心数据（如基础数据、财务数据等）集中存储在公司指定的专业数据服务器上，由数据归口管理部门统一运维管理；部分业务部门可根据实际工作需要，在本地存储与本部门业务密切相关的临时数据，但需定期将重要数据同步至公司数据中心。

选择安全可靠、性能稳定的数据库管理系统（如SQLServer、Oracle等）来存储结构化数据，对于非结构化数据（如维修图片、文档资料等），可采用文件服务器或云存储等方式进行存储，并建立完善的索引机制，便于查找和使用。

2.存储安全

对数据存储环境采取严格的访问控制措施，设置用户权限，仅授权人员能够访问相应的数据资源，通过身份认