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人事档案管理制度及规范

1目的

现代企业竞争中，档案机密是企业机密的一部分，对人事档案进行妥善保管，

能有效地保守机密；同时为了规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效

地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥

人事档案的作用，更好地为爱迪特各项工作服务，特制定本管理制度规范。

2适用范围

适用于爱迪特所有员工。

3职责

3.1行政部负责编制、修改和完善人事档案管理制度与实施规范；负责本公司人

事档案管理的组织实施及检查、监管工作。

3.2人事档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人事专员负责保管

与整理；人事专员负责执行本制度，按要求分级建立规范的人事档案，负责公司

所有员工的人事档案管理工作。

4人事档案分类

4.1员工档案按类别、按部门进行存放。

人事档案

员工档案转正人员劳动合同文书档案

（其他人事材料）

应聘者档案在职员工档案离职员工档案

储备通过淘汰试用期正式员工试用期离职转正后离职

4.2人事档案分为员工档案、转正人员劳动合同、文书档案。

4.2.1员工档案分为：应聘者档案、在职员工档案、离职员工档案。

4.2.1.1应聘者档案（下设三个大类：储备人员、面试通过人员、淘汰人员）分

为：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题、外贸英语

笔试题、质检笔试题。

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4.2.1.2在职员工档案分为：试用期员工档案、正式员工档案。

4.2.1.2.1试用期员工档案分为：人事证件档案、入职须知、必威体育官网网址协议、诚信承诺

书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协

议（非所有人员）。

4.2.1.2.1.1人事证件档案分为：两张一寸照片、身份证复印件、毕业证复印件、

学位证复印件、工行银行卡复印件、资格证书复印件（非必要）、在校成绩单复

印件（非必要）、培训或专业技术情况的材料复印件（非必要）、员工创造发明

或科研成果或译著或有重大影响的论文等相关证明复印件（非必要）、所获奖励

材料复印件（非必要）、其他可以证明能力的材料复印件（非必要）、其它可供

参考或有保留价值的材料复印件（非必要）。

4.2.1.2.2正式员工档案分为：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。

4.2.1.3离职员工档案（下设两个大类：试用期离职、转正后离职）分为：辞职

信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员必威体育官网网址责任确认书。

4.2.2转正人员劳动合同分为：劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议。

4.2.3文书档案（其他人事材料）分为：商业机密确认函、员工培训相关资料、

员工绩效考核资料、招聘结果汇总表、员工花名册、人力资源规划或相关计划、

月度考勤结果、社会保险缴纳证明、员工职务任（免）命书、职位调动通知、奖

惩记录、其他人事政策性通知及资料等。

5人事档案密级

5.1档案密级按照重要程度和秘密程度划分，分为秘密级、机密级、绝密级。

a.秘密级可公开，其查阅人为公司内部所有员工；

b.机密级需封存，无必要不可公开或查阅，其查阅人为公司中高层管理人员、

人力资源部人员及事件相关负责人；

c.绝密级需单独封存，不可公开且无必要不可查阅，其查阅人为公司高层管理

人员、人力资源部人员及事件相关负责人。

5.2人事档案分级

a.应聘者档案（包括面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案）属秘密

级；

b.在职员工档案（包括试用期员工档案、正式员工档案）、离职员工档案（包括

试用期离职员工档案、转正后离职员工档案）属机密级；

c.转正人员劳动合同（包括劳动合同书、劳动合同变更或补充协议）、文书档案

（其他人事材料）属绝密级。

5.3密级档案管理原则

5.3.1统一领导、分级管理

密级档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，遵从公司密级档案管理

的基本要求，行政部对所承担的密级档案管理