工程施工单位 档案资料管理制度.docx

工程施工单位档案资料管理制度

工程施工单位档案资料管理制度

第一章总则

为加强工程施工单位档案资料的管理，保障档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。档案资料是记录工程项目全过程的重要依据，是对工程项目质量、进度、成本等进行评估和追溯的重要资料。通过完善档案资料管理制度，确保施工单位的各项工作规范、高效、有序进行。

第二章适用范围

本制度适用于本施工单位所有项目的档案资料管理，包括但不限于设计文件、施工记录、变更资料、验收报告、质量检测报告、人员资质、合同文件及其他与工程施工相关的资料。

第三章管理规范

第1节档案资料的分类

档案资料根据其特性和使用要求，分为以下几类：

1.设计类档案：包括设计图纸、设计变更、设计说明等。

2.施工类档案：包括施工方案、施工记录、施工日志等。

3.质量类档案：包括质量检测报告、质量评估、验收记录等。

4.合同类档案：包括施工合同、变更协议、项目相关的法律文件等。

5.人员类档案：包括施工人员资质、培训记录、考核材料等。

第2节档案资料的收集与归档

1.收集：各项目负责人应及时收集与项目相关的各类档案资料，确保资料的完整性和及时性。

2.归档：资料收集后，由专人负责整理和归档，归档时应遵循以下原则：

-材料齐全，内容真实。

-档案材料应按照类别、时间顺序整理。

-重要文件需复印并加盖公章。

第3节档案资料的保管

1.保管地点：所有档案资料应集中保管于专用档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施。

2.保管责任：指定专人负责档案资料的保管与管理，定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的完整性。

3.档案编号：所有档案资料应逐一编号，并建立详细的档案登记簿，便于查找和管理。

第四章操作流程

第1节档案资料的收集流程

1.项目开始前，各项目负责人需制定详细的档案收集计划，明确需收集的资料类型及时间节点。

2.项目执行过程中，及时收集相关材料，并进行初步整理。

3.项目结束后，项目负责人需对所有资料进行最终整理，并提交至档案管理部门。

第2节档案资料的归档流程

1.收集完成后，档案管理部门对资料进行审核，确保资料完整、真实。

2.通过归档系统对资料进行电子化处理，确保资料的长期保存。

3.完成归档后，定期对档案进行整理和更新，确保档案信息的时效性。

第3节档案资料的查阅流程

1.需查阅档案的人员应填写查阅申请表，说明查阅目的及所需资料。

2.档案管理部门审核申请，符合条件后方可查阅。

第4节档案资料的借用流程

1.需要借用档案的人员需提交借用申请，说明借用原因及借用期限。

2.档案管理部门审核后，方可借用，借用期间应妥善保管档案。

3.借用结束后，需及时归还，并进行清点确认。

第五章监督机制

为了确保档案管理制度的有效实施，特建立以下监督机制：

1.定期检查：档案管理部门每季度开展档案管理检查，评估各项目档案资料的收集、整理、保管等情况。

2.反馈机制：建立档案管理的反馈渠道，鼓励员工对档案管理提出建议和意见，不断改进管理流程。

3.责任追究：对因管理不善、失职渎职导致档案资料丢失或损毁的责任人进行追责，确保制度的严肃性。

第六章附则

1.本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

3.本制度自实施之日起，所有项目应严格遵守，如有违反，将依照相关规定处理。

第七章结束语

通过制定和实施本档案资料管理制度，我们将进一步加强对工程施工单位档案资料的管理，确保各类资料的安全、完整和有效利用，为工程项目的顺利开展提供有力支持。希望全体员工共同遵守制度，积极配合档案管理工作的开展，为公司的发展贡献力量。