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会务礼仪知识大全

会务服务礼仪知识

会务礼仪服务常识介绍：

会务，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对一些专门问题进行

研究讨论，有时还需作出决定的一种社会活动的形式。会议的组织工作，

在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。负责会务工作的基层公

务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好

准备。

(一)会议之前

在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上

包括以下四个不同的方面。

1、会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题。这是会前有

关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，

将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，

明确分工，责任到人。

2、通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议

通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文

件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主

要应做好两件事。

(1)拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报

到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其

完整而规范。

(2)及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延

误。

3、文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥

当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主

题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时

就要下发。

4、常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的

具体细节问题，做好充分的准备工作。

(1)做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的

桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄

像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。

(2)根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安

保卫部门进行通报。

(3)会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、

文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。

(二)会议期间

负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。

1、例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、

引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民

族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重

点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。

2、会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要

会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一

是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及

时向会议的负责人进行通报。

3、餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工

作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，

最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫

生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、

交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

4、现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔

记、打印、录入、录音、录像等。可单用其中一种，也可交叉使用。负责

手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨

论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

5、编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编

写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效;准，是要

求其准确无误;简，则是要求文字精炼。

(三)会议之后

会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工

作大致包括三项：

1、形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快

形成，会议一结束就要下发或公布。

2、处理材料。根据工作需要与有关必威体育官网网址制度的规定，在会议结束后

应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、

整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇

总;应该存档的材料，要一律归档;应该回收的材料，一定要如数收回;应

该销毁的材料，则一定要仔细销毁。

3、协助返程。