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大学物业公司合同档案管理办法

为规范合同档案管理，提升管理水平，实现合同管理规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于公司在业务经营活动中形成的各类协议、合同文本（不含劳动合同）。

二、管理原则

1.集中统一管理:合同档案由公司办公室集中统一管理，确保档案完整、安全、有效利用。

2.专人负责:办公室指定专人负责合同档案的统筹、协调、整理、保管，并指导各部门合同管理工作。

3.承办部门负责:以公司名义签订合同的部门为承办部门，需指定承办人，试用期员工不得担任。

三、管理办法

1.分类编号:合同档案按部门名称和签署日期年月分类编号。

2.编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份（六位）-顺序号（三位）。例如：JYKFB-201706-001（经营开发部2017年6月份第1号合同）。

3.责任制度:合同管理实行承办部门负责制，部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。

4.监督机制:公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5.禁止行为:公司内各职能部门不得以个人名义对外发出要约、作出承诺、签订合同或具有履约性质的书面文件。

6.台账管理:合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料由办公室保管，承办部门留存复印件。

7.定期清理:每年对合同档案进行一次清理核对，如有遗失、损毁，查明原因并追究责任；对已履行完毕两年以上的合同，由办公室、财务部甄别后归档。

8.统计工作:办公室应加强合同档案统计工作，编制合同统计清单，方便查询和利用。

9.查阅借阅:员工可到办公室查阅合同档案，确需借出查阅需登记并办理借阅手续，原件原则上不外借。

10.安全保障:合同档案保存需采取防火、防潮、防有害生物等措施，确保安全。

11.禁止涂改:借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12.必威体育官网网址要求:合同档案密级为机密，任何人不得擅自对外公开，违者视情节予以处罚。

13.付款管理:已签署合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催、付款。

四、移交程序

1.及时移交:各部门在正式签署合同后一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2.规范移交:移交的合同文档需注明编号、保证齐全完整，并编制移交清单，双方签字确认后方可完成交接。

五、台账管理

1.建立台账:凡以公司名义签订的合同，均应由合同经办部门建立合同台账，并同时向办公室和财务部备案。

2.及时登记:合同签订生效后三日内，经办人员及部门应建立合同台账并履行备案、移交手续。

3.内容完整:合同台账应包括合同名称、主体、内容、履行情况、备注等，并附相关资料。

4.动态管理:合同履行过程中发生变更、中止等情形，经办人应及时在台账中注明，并报办公室和财务部备案。

5.审查监督:合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员有权对备案合同及所附资料进行审查，确保合同签订和履行合法有效。

六、解释权

本办法由公司办公室负责解释。