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公司采购验收管理办法

一、总则

1.为加强公司采购验收管理工作，确保采购物资和服务符合规定要求，保障公司运营需求，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有采购项目的验收活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购内容。

二、验收职责分工

1.采购部门

负责组织采购项目的验收工作，协调相关部门和人员参与验收，并提前通知验收时间、地点和验收内容等关键信息。

收集、整理和保存采购合同、采购订单、供应商相关资质证明等验收所需的资料，在验收时提供给验收小组查阅。

跟进验收过程中发现的问题，督促供应商及时整改，协调解决验收相关争议，并记录整个过程及处理结果。

2.使用部门（需求部门）

根据本部门实际业务需求，明确采购物资或服务的具体技术要求、质量标准、功能参数等详细验收指标，并在采购前期提供给采购部门纳入采购文件中。

派出熟悉业务和采购内容的专业人员参与验收工作，在验收现场对物资或服务是否满足使用要求进行实际查验、测试等操作，并出具相应的使用部门验收意见。

3.质量控制部门（如有）

从质量专业角度，制定质量检验标准和验收规范（针对不同类型采购项目分别制定相应细则），作为验收的重要依据。

参与验收过程，运用专业检测工具、设备和方法，对采购物资进行抽样检测、质量鉴定等工作，判定其质量是否合格，并出具质量检验报告。

4.财务部门

审核验收相关的付款申请，确保验收手续齐全、合规后，按照合同约定安排付款。

对验收过程中涉及的费用核算、成本控制等方面进行监督，防止出现不合理支出。

三、验收准备工作

1.采购项目到货或服务完成前，采购部门应确认以下事项：

采购合同或协议已签订生效，明确了双方的权利义务以及验收相关条款，如验收标准、验收方式、验收时间、争议解决办法等。

供应商已按要求提供了货物清单、质量证明文件（如合格证、检验报告、材质单等）、使用说明书、保修单等相关资料。

通知参与验收的各部门及人员做好时间安排，准备好相应的验收工具、设备（如有需要），以及验收记录表格等文件。

2.验收小组组建：根据采购项目的性质、金额、复杂程度等因素，由采购部门牵头，联合使用部门、质量控制部门（视情况）等相关部门人员组成验收小组，并明确各成员的职责和分工。

四、验收方式及内容

1.验收方式

数量验收：对照采购合同、订单及货物清单，对采购物资的数量进行逐一清点核对，查看是否存在短缺、破损、多送等情况，确保实际到货数量与约定数量相符。对于批量较大的物资，可采用抽样清点结合整体估算的方式进行，但抽样比例应能合理反映总体数量情况。

外观验收：检查采购物资的外包装是否完好无损，有无变形、受潮、霉变等情况；对物资的外观进行查看，如颜色、尺寸、形状、表面质量等是否符合要求，有无明显的划痕、磕碰、锈蚀等缺陷。

质量验收

对于有国家、行业标准的物资，按照相应标准进行检测验收，查看其物理性能、化学性能、机械性能等是否达标。例如，采购钢材需检测其强度、硬度等指标；采购电子产品需检测其功能完整性、稳定性、电气安全性能等。

对于无明确通用标准的物资，依据采购合同约定的质量要求、供应商提供的企业标准以及使用部门提出的特定质量需求进行验收。可通过试用、测试运行、化验分析等方式来判定质量是否合格。

对服务类采购的验收，主要审查服务提供方是否按照合同约定的服务内容、服务期限、服务标准、服务响应时间等要求履行义务，可通过查阅服务记录、用户满意度调查、现场检查服务效果等方法进行验收。

资料验收：检查供应商提供的各类资料是否齐全、有效，如产品合格证、质量检验报告、说明书、保修卡、操作手册、资质证书等，确保资料内容与采购物资或服务实际情况相符，并按规定整理归档，以备后续查阅及存档需要。

2.验收内容

物资类采购验收内容涵盖物资的规格型号、数量、质量、包装、标识、资料等各方面，确保所采购物资能满足公司生产、运营、办公等实际使用要求，且质量可靠、符合相关标准和合同约定。

服务类采购验收内容包括服务的质量、效果、及时性、规范性、满意度等，要保证服务提供方所提供的服务达到合同约定的水平，能够为公司带来相应的价值，满足业务需求。

五、验收程序

1.初验阶段

采购物资到货或服务提供完成后，采购部门及时通知验收小组开展初验工作。验收小组按照既定的验收方式和验收内容，对采购项目进行全面检查和测试，并如实填写初验记录表格，记录发现的各类问题及初步验收结果。

若初验中发现物资或服务存在不符合要求的情况，验收小组应立即通知采购部门，采购部门与供应商沟通协调，要求供应商在规定时间内采取整改措施进行处理，如补货、换货、维修、重新提供服务等。

2.复验阶段

供应商完成整改后，采购部门再次组织验收小组进行复验。复验过程同样需严格按照验收标准和程序进行操作，重点查验之前存在问题的部分是否已整改到位。复验合