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机电设备安装公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本机电设备安装公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，确保公司资金的合理使用及合同的顺利履行，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及机电设备安装业务相关合同的付款管理工作，包括但不限于设备采购安装合同、工程承包安装合同等。

二、职责分工

（一）合同承办部门

1.负责合同的起草、洽谈、签订以及合同履行过程的跟踪，及时掌握合同执行进度及相关情况，根据合同约定向财务部门提出付款申请。

2.对付款申请所涉及的业务事项的真实性、合法性、准确性负责，提供必要的证明文件和资料，如合同文本、工程进度报告、设备到货验收单等。

（二）财务部门

1.负责审核付款申请的合规性，包括审查合同条款中关于付款的约定、核对相关业务资料与财务记录是否相符等。

2.根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保按时、足额付款，同时做好付款账务处理及相关财务档案的归档工作。

（三）法务部门

1.参与重大合同付款条款的审核，从法律角度对付款的合法性、风险防范等方面提供专业意见。

2.协助处理合同付款过程中出现的法律纠纷，保障公司合法权益。

（四）公司管理层

1.负责审批重要合同的付款申请，根据公司整体运营情况、资金预算等综合因素做出决策。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，对出现的问题及时提出改进措施和指导意见。

三、付款依据

1.合同约定条款：合同是付款的首要依据，付款申请必须严格按照合同中约定的付款方式（如一次性付款、分期付款、按进度付款等）、付款时间节点、付款比例以及付款条件等来执行。

2.业务执行凭证：根据不同类型的合同及付款阶段，需提供相应的业务执行凭证，例如：

对于设备采购安装合同，预付款申请需提供合同签订证明、采购计划等；进度款申请需提供设备到货验收合格证明、安装进度报告等；尾款申请需提供设备安装调试完毕且验收合格的相关报告。

对于工程承包安装合同，预付款申请需有中标通知书、合同副本等；按工程进度付款时要提供经监理或建设方确认的工程进度月报、质量合格证明等；竣工结算款申请则要有竣工验收报告、竣工结算审计报告等。

四、付款流程

（一）预付款支付流程

1.合同承办部门根据合同约定，在合同签订且满足预付款支付条件后，填写《合同预付款支付申请单》，详细注明合同名称、编号、供应商（或承包方）名称、预付款金额、支付依据等信息，并附上相关合同文本及必要的业务资料。

2.将填写完整的《合同预付款支付申请单》及附件依次提交部门负责人审核签字，审核内容包括合同条款核对、预付款支付必要性及金额合理性等。

3.部门负责人审核通过后，申请单流转至财务部门，财务人员对申请单及附件进行财务合规性审核，主要审核资金安排是否合理、支付金额是否与合同约定一致等，审核无误后签字确认。

4.对于金额较大或重要的合同预付款支付，还需提交公司管理层审批，审批通过后，财务部门按照规定的支付方式办理付款手续，并及时通知合同承办部门。

（二）进度款支付流程

1.合同承办部门定期（按照合同约定周期，如每月、每季度等）或在达到合同约定的进度款支付节点后，对合同执行情况进行梳理，填写《合同进度款支付申请单》，清晰表述合同进展情况、本次申请支付的进度款金额、计算依据（如已完成工作量占总工作量的比例等），并附上相应的进度证明文件，如工程进度报告、设备安装情况记录等。

2.申请单依次经过部门负责人、财务部门审核，审核要点与预付款类似，同时重点审查进度情况是否属实、支付金额计算是否准确等。如有必要，财务部门可会同相关专业人员（如工程师、造价师等）对进度情况进行核实。

3.审核通过的进度款支付申请，根据金额大小和合同重要性，按规定报公司管理层审批后，由财务部门安排付款。

（三）尾款支付流程

1.合同执行完毕，达到合同约定的尾款支付条件（如设备正常运行一定期限、工程质保期届满且无质量问题等）后，合同承办部门发起《合同尾款支付申请单》，说明合同整体履行情况、尾款金额、质保情况等，并附上最终的验收合格证明、质保期回访记录等相关资料。

2.申请单按部门负责人、财务部门、公司管理层的顺序依次审核审批，各环节严格把关，确保合同所有义务已履行到位、无遗留问题后，财务部门进行尾款支付操作。

（四）特殊情况付款

1.若因合同变更、违约赔偿等特殊情况涉及付款调整的，合同承办部门需及时向财务部门通报，并提供相关的补充协议、协商纪要、仲裁或法院判决书等有效证明文件，按照上述相应付款流程重新办理付款申请手续，经审核审批后执行付款。

2.在紧急情况下需要先行支付款项以保障合同顺利进行的（如抢修设备急需采购配件等），由合同承办部门提出紧急付款申请，说明紧急情况事由、预计后续完善手续的时间等，经公司管理层特批后，财务部门可先行支付款项