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试论如何提高中职学校档案信息化管理水平

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陆优

摘要：中职教育体系作为当前我国国民序列的重要一环，为国家培养了源源不断的综合应用型、实践性人才。中职学校的档案是记录和反应中职学校在教学与管理过程中的信息材料，对于中职院校的健康我、稳定发展具有重要的作用和意义。本文笔者就当前中职学校档案管理的现状，结合自身的一些思考和思想，谈谈信息时代下如何有效的提高中职学校档案管理的成效，希望对中职学校档案管理工作的开展提供一些浅显的帮助和参考。

关键词：中职学校；档案管理；信息化；发展；水平；

一、什么是档案管理？

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、檔案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

二、当前中职学校档案管理的现状

（一）思想认识相对落后，信息化管理意识缺乏

存在一部分中职学校的档案管理人员，对于中职学校教育与管理档案管理工作缺乏一定的思想认识，在实际的档案管理中，一味的使用传统档案管理的“纸上谈兵”，对于当前信息时代下的档案管理信息化建设与发展缺乏一定的意识。这样情况和现象，是制约当前中职学校信息化档案管理工作长效发展的重要内在因素。

（二）档案管理主管部门对于信息化档案管理的发展重视不足

还存在一部分中职学校的档案管理主管部门，对于信息化档案管理工作的重要性重视程度不足。很多中职学校的老师或者领导，认为中职学校存在着一定的特殊性，应该把更多的资源和精力放到对学生的实践教学过程中去，缺乏系统教育与全面教育的大局观，也对学生未来全面发展缺乏科学的认识。

（三）档案管理的制度缺乏细致、完善的机制

虽然很多中职学校在档案室中，张贴了一定的档案管理操作规程和规范，但是在岗位职责、职能上，区分度不够，没有进行更为细致的档案管理划分，也没有进一步的落实好岗位的责任制，导致了中职学校档案管理工作相对混乱。甚至有些中职学校的档案室，资料随处堆放，档案的保存规范根本没有有效的落实。

三、提高中职院校档案管理水平的几点建议

（一）转变档案管理作风，解放“僵化”的思想认识

想要提高中职学校档案管理水平，最重要的是从每一个档案管理人员的思想认识入手。思想认识是行为的源泉，只有充分的调动每一个档案管理人员的工作积极性，才能切实的转变每一个档案管理人员的工作作风，打破“僵化”的思想认识，推动中职学校档案管理工作的长效发展。

（二）重视对档案管理部门进行财务预算和投入

档案管理的主管部门，应该切实的重要对档案管理部门进行有效的财务预算和投入，加强和帮助财务管理部门进行科学的现代化档案管理设施的改变。信息化的档案管理，不仅仅是顺应当前档案管理事业的发展，与此同时也为中职学校提高档案管理成效与水平上打下了坚实的基础。信息化的档案管理，可以进一步整合中职学校档案管理的资源，降低档案管理人员的工作压力，同时数字化、电子化的档案管理模式，也为各种档案信息的调取、保存等工作带来了重要的保障。

（三）推动中职学校档案管理人员的再教育

财务预算与投入是档案管理硬件设施建设的重要内容，然而配套的“软件”设施才是影响和制约中职学校档案管理发展的内在因素。21世纪是人才与科技的时代，对于中职学校档案管理工作来说，良好的人才队伍是保障当前中职学校档案管理工作水平提高的重要条件。中职学校应该切实的重视信息化档案管理人员的招聘、培养、教育工作。定期或者不定期的组织各种档案管理的讲座、比赛等活动，尝试走出去，与兄弟学校一起，探讨档案管理工作，取长补短，推动本校档案管理队伍的长效发展。

（四）强化档案管理系统的安全意识，加强后期的巡查和保障工作

中职学校档案管理系统和平台，往往包含的都是关乎本校发展的数据和信息，近年来，随着互联网技术的不断发展，网络安全越来越成为当前信息系统的重要内容。今年，全球爆发的勒索病毒，国内学校、企事业单位被病毒勒索，更是为中职学校档案管理信息化系统平台的安全敲响了警钟。在档案管理信息化系统和评价的建设后期，中职学校还应该组织和建立一直可靠的系统巡查和管理队伍，切实的保障档案管理系统的安全性和可靠性。

四、结语

总之，档案管理工作至关重要。作为中职学校档案管理人员，应该切实的