水电勘测设计院工程档案文档一体化系统.docx

第2卷第2期2010年6月

第2卷第2期2010年6月

Vol.2No.2Jun.2010

JoumalonfomationTechologyinCiwEngineeringandArchitecturo

水电勘测设计院工程档案文档一体化系统

王凡朱良兵

(中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院，贵阳550081)

【摘要】文档一体化工作的理论基础是文件生命周期理论。中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院结合本单位工程档案形成及管理工作实际，成功开发了工程档案文档一体化系统，较好地解决了工程档案从形成到利用全过程网络化电流管理问题，提高了工程档案的管理水平、管理效率和管理质量。

【关键词】一体化系统；档案管理；贵阳院；文件生命周期理论

【中图分类号】TU206;G273【文献标志码】A【文章编号】1674-7461(2010)02-0042-04

所谓文档一体化就是将档案形成、归档、利用等各个相对分散独立的环节作为一个有机整体进行全生命周期管理。中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院(以下简称贵阳院)在实施企业信息化整体解决方案———“综合信息管理系统”建设过程中，结合本单位工程档案的形成和管理实际，成功开发了工程档案文档一体化系统，并在院生产、管理中得到了成功应用，较好地解决了工程档案文档一体化问题。工程档案在企业内部网上实现了产品计划、分解、设计、校核、审查、核定、批准、工程文件材料预立卷、归档清单、归档、查询、电子文档浏览下载、统计、鉴定、销毁等全过程电子流管理，有效地提高了院工程档案管理水平和管理效率。

1文档一体化概述

1.1文档一体化的理论基础

文档一体化工作的理论基础是文件生命周期理论。该理论是在20世纪文件数量急剧增长的背景下提出的。1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期理论，是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案部门永久保存的整个运动过程。文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过

程管理奠定了理论基础；准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，提供了理论基础。

1.2文档一体化的概念

文档一体化就是在文件和档案管理中运用文件生命周期理论把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机的联系在一起，按照统一的规范和标准，实施全面控制和有效管理，从而达到消除或减少重复劳动，提高工作效率和工作质量的日的。将文件管理与档案管理纳入一个统一的管理系统内，实行一体化管理的实质就是对文件运动过程的全面控制或管理，它体现了文件生命运动周期的内在规律性和要求，打破了档案管理体制的藩篱。文档一体化要求电子文件形成、归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子文件的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。保证从文件材料形成部门到档案部门的数据流畅通、完整，实现文件材料形成、归档、立卷、整编、利用一条龙管理。文档一体化的作用突出地表现在可以加速档案工作的步伐，促进企业信息的发展，提高工程档案信息资源的有效利用。

【作者简介】王凡(1963-),男，高级工程师，副主任。主要从事信息化规划与建设工作。

水电勘测设计院工程档素文格一体化系统43

2贵阳院工程档案文档一体化系统

贵阳院于2005年启动了综合信息集成系统建设工作，该系统主要包括行政综合办公系统、生产管理系统、图文产品电子设校审系统、文档一体化系统(包括工程档案和文书档案)、档案管理系统五大部分。所有系统集于一个平台，统一的数据库设计保证了各系统相互独立又相互关联。其中工程档案文档一体化系统是衔接生产管理系统、图文产品电子设校审系统与档案管理系统的桥梁。四个系统的集成实现了工程项目全过程管理，使得工程档案文档一体化管理成为可能，见图1。

2.1设计产品的形成

生产管理系统、图文产品电子设校审系统是贵阳院开发的用于项目的生产组织管理的系统，该系统在实现了对项目全过程管理的同时，也实现了设计产品(文字类和图纸类)形成过程中各个环节产生的各种工程文件材料(包括最终产品、过程产品、电子校审卡、设计变更记录)的动态控制。包括设计产品策划、产品电子设校审、设计变更等产生的最终成果和所有

过程记录文件，通过产品版本管理保证了产品的唯一性和准确性。产品在设计、校核、审查、审定等流程完成以后，自