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胖东来商贸集团采购管理制度

第一章总则

为加强胖东来商贸集团的采购管理，规范采购行为，提升采购效率，确保采购质量，根据国家法律法规及公司相关规定，制定本制度。采购管理制度旨在明确采购流程、责任划分和监督机制，促进公司资源的合理配置与高效利用。

第二章适用范围

本制度适用于胖东来商贸集团及其所有下属单位的采购活动，包括原材料、商品、设备及服务的采购。所有参与采购活动的员工和相关部门均需遵循本制度，确保采购行为的合规性和透明性。

第三章采购管理目标

采购管理的主要目标包括：

1.确保采购活动符合国家法律法规及行业标准，维护公司的合法权益。

2.提升采购效率，降低采购成本，确保公司资源的有效利用。

3.确保采购物资的质量，保证生产和运营的顺利进行。

4.加强采购过程的透明度，减少腐败和不正当行为的发生。

5.建立良好的供应商关系，促进供应链的稳定与发展。

第四章采购流程

采购流程包括需求确认、供应商选择、合同签署、订单执行及验收付款等环节。

4.1需求确认

各部门需根据实际需求提出采购申请，明确采购物品的规格、数量、用途及预算。采购申请需由部门负责人审核签字，并提交采购部。

4.2供应商选择

采购部应根据公司规定的供应商管理办法，进行供应商的评估和选择。选择供应商时需考虑其资质、信誉、价格、交货能力及售后服务等因素。对于新供应商，采购部需进行实地考察和必要的资信调查。

4.3合同签署

采购部与选定供应商协商合同条款，包括价格、交货时间、质量标准、售后服务等。合同需经法务部审核后，由采购部与供应商签署。合同签署后，双方需遵循合同约定，确保履行。

4.4订单执行

采购部根据合同向供应商下达采购订单，并跟踪订单的执行情况。供应商应按约定时间和质量标准交货，采购部需定期与供应商沟通，确保订单的顺利履行。

4.5验收付款

货物到达后，采购部需组织相关人员进行验收，确保货物数量、规格和质量符合合同要求。验收合格后，采购部应及时办理付款手续，确保供应商及时收款。

第五章采购管理规范

5.1采购审批

所有采购活动需经过严格的审批程序。采购申请审核分为初审、复审和终审三个环节。初审由采购部负责，复审由财务部进行，终审由公司高层管理人员决定。

5.2采购记录

采购部应及时记录采购过程中的所有信息，包括采购申请、供应商选择、合同及验收记录等。所有记录应归档保存，便于日后查阅与审核。

5.3供应商管理

建立供应商档案，对供应商进行定期评估，考核其履约能力和服务质量。对表现良好的供应商给予优先考虑，对表现不佳的供应商进行警告或解除合作关系。

5.4采购成本控制

采购部需对采购成本进行有效控制，定期汇总采购数据，分析采购成本构成，寻找降低成本的途径。建立采购预算，确保采购活动在预算范围内进行。

第六章监督机制

为确保采购管理制度的有效实施，建立相应的监督机制。

6.1内部审计

设立内部审计部门，定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性和透明性。审计结果应向公司高层报告，并提出改进建议。

6.2反馈机制

建立采购反馈机制，收集各部门及员工对采购管理的意见和建议。采购部应定期召开会议，讨论反馈意见，并进行相应的调整与改进。

6.3违规处理

对于违反采购管理制度的行为，采购部应及时进行调查，并根据公司相关规定对责任人进行处理。严重违规行为将按照公司纪律处分条例予以处罚。

第七章附则

本制度由胖东来商贸集团采购部负责解释，自发布之日起施行。制度的修订需经公司高层管理人员审批，确保制度的持续适应性与有效性。

通过以上制度的制定与实施，胖东来商贸集团将进一步规范采购行为，提升采购效率，为公司的可持续发展奠定坚实的基础。