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集团公司会议管理制度

第一章总则

为提高集团公司会议的管理效率，确保会议的有效性与规范性，特制定本制度。本制度旨在为会议的组织、召开、记录和后续跟进提供明确的规范，确保会议决策的科学性和执行力，进而推动公司目标的实现。

第二章适用范围

本制度适用于集团公司内部各类会议，包括但不限于：

1.高管会议

2.部门会议

3.项目协调会

4.培训会议

5.外部会议

所有会议应遵循本制度的相关规定，确保会议的组织和管理达到高效、规范的要求。

第三章制度依据

本制度依据以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国公司法》

2.《企业内部控制基本规范》

3.相关行业标准与规范

第四章会议管理规范

4.1会议召开

1.申请与批准

-会议的召开需提前提出申请，填写《会议申请表》，并由部门负责人批准。

-重要会议需报请高层管理人员审批。

2.会议通知

-会议通知应在会议召开前至少3个工作日发出，通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员及会议议程。

-会议通知应通过公司内部邮件、微信工作群等方式发送，并确保参会人员收到并确认。

4.2会议准备

1.资料准备

-会议所需的资料应由相关部门提前准备，并在会议前发放给参会人员。

-会议资料包括但不限于会议议程、相关报告、数据分析、决策材料等。

2.场地安排

-会议室需提前预定，并根据参会人数进行安排，确保会议室设备齐全（如投影仪、音响、白板等）。

4.3会议组织

1.会议主持

-会议主持人由会议申请部门的负责人担任，负责引导会议进程、控制会议时间及确保会议目标的达成。

2.会议记录

-会议记录员应在会议开始前确认，并负责会议内容的记录。记录内容包括会议决策、讨论要点、任务分配及后续跟进事项。

4.4会议议程管理

1.议程控制

-会议应按照预定议程进行，确保各项议题按时讨论。若需新增议题，应经全体与会人员同意方可加入。

2.时间管理

-每项议题应设定讨论时间，超时讨论应提前与主持人沟通，并取得同意。

第五章会议决策与执行

5.1决策原则

1.民主决策

-会议决策应充分听取各方意见，确保决策的科学性与合理性。

2.记录与确认

-会议决策须在会议记录中详细记录，并由与会人员确认签字。

5.2后续执行

1.任务分配

-会议决定的事项须明确责任人及完成期限，确保任务的落实。

2.进度跟踪

-会议结束后，相关部门应定期汇报任务进展，确保决策的落地实施。

第六章会议监督与评估

6.1监督机制

1.内部监督

-各部门应对会议决策的执行情况进行监督，确保各项任务按时完成。

2.反馈机制

-与会人员可对会议内容及执行情况进行反馈，提出改进建议，促进会议管理的优化。

6.2评估与改进

1.定期评估

-每季度应对会议管理进行一次评估，分析会议效果及存在问题，提出改进措施。

2.制度修订

-根据评估结果，适时对本制度进行修订，确保其适应公司发展及实际需求。

第七章附则

1.解释权

-本制度的解释权归集团公司管理层，未尽事宜可参照相关法律法规及公司其他规章制度执行。

2.生效日期

-本制度自发布之日起生效，并替代之前的会议管理相关规定。

3.修订流程

-如需修订，本制度的修订提案需由相关部门提出，经过管理层审议后方可实施。

通过制定和实施本会议管理制度，集团公司将有效提升会议的效率与效果，确保决策的科学性与执行力，从而更好地实现公司的发展目标。