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业委会与物业建立共管账号管理制度

业委会与物业共管账号管理制度

第一章总则

为加强业委会与物业管理之间的协作，规范共管账号的使用与管理，确保资金安全、透明使用，并提升服务质量，依据《物业管理条例》及相关法规，制定本制度。共管账号是业委会与物业管理共同管理、共同监督的经济账户，是各项资金进出及使用的主要依据。

第二章制度目标

1.明确责任：明确业委会与物业管理在共管账号使用中的职责，建立透明的资金管理机制。

2.提升效率：通过规范化管理，提高共管账号资金流动的效率，确保资金的及时使用。

3.保障安全：通过严格的管理制度，保障共管账号资金的安全和透明，避免资金的滥用和损失。

4.促进沟通：通过定期的资金使用报告，促进业委会与物业管理之间的沟通与协作。

第三章适用范围

本制度适用于所有业委会与物业管理之间的共管账号管理，涉及资金的收支、使用及监督等相关活动。

第四章管理规范

4.1账号设置

-共管账号开设：共管账号应在双方协商一致的银行设立，账户名称应包含“业委会”与“物业管理”字样。

-账号信息备案：开设完成后，双方应将账号信息包括账号、开户行、法人代表等信息备份，并报送相关监管部门。

4.2资金使用

-资金来源：共管账号的资金来源包括物业管理费、业主专项基金及其他合法收入。

-资金支出审批：所有支出应由业委会与物业管理共同签字审批。超过特定金额（如5000元）的大额支出需召开业主大会进行表决。

-资金使用记录：每笔资金的使用均需记录在案，并附上相关凭证，定期进行账目核对。

4.3资金监督

-定期审核：每季度须对共管账号的资金使用情况进行审核，审核结果须形成书面报告，向业主公示。

-审计机制：每年需邀请第三方审计机构对共管账号进行审计，确保资金使用的合规性与透明性。

第五章操作流程

5.1资金进账流程

1.资金收取：物业管理负责收取业主的物业管理费等各项收费。

2.资金存入：物业管理应在收到款项后3个工作日内，将资金存入共管账号。

3.记录凭证：每笔资金收取后，物业管理需及时向业委会提供收款凭证，并记录在账。

5.2资金支出流程

1.支出申请：物业管理需提前向业委会提出资金使用申请，并附上相关支出凭证。

2.审批流程：业委会根据支出申请进行审核，必要时召开业主大会进行表决。

3.资金支付：经业委会批准后，物业管理可通过共管账号进行支付，并将支付凭证归档。

5.3资金监督流程

1.定期核对：业委会与物业管理应每月定期核对共管账号的资金记录，确保账目相符。

2.资金公开：每季度将资金使用情况通过公告栏、微信群等渠道向业主公示，接受业主监督。

3.反馈机制：业主对资金使用情况如有异议，可向业委会提出，业委会需及时调查处理。

第六章监督机制

1.监督小组：成立由业委会成员、业主代表及物业管理人员组成的监督小组，负责对共管账号的使用进行监督和评估。

2.定期报告：监督小组需定期向业委会及全体业主提交资金使用情况报告，确保透明度。

3.投诉渠道：设立投诉渠道，业主可通过电话、邮箱等方式对资金使用情况进行举报，确保发现问题及时处理。

第七章附则

1.解释权：本制度由业委会与物业管理共同解释。

2.实施日期：自发布之日起实施。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，应由业委会提出建议，经业主大会表决通过后方可生效。

结论

通过建立业委会与物业管理的共管账号管理制度，不仅可以提高资金使用的透明性和安全性，也能增强业委会与物业管理之间的信任与合作。希望各方能共同遵守本制度，推动物业管理工作的规范化和专业化，提升小区整体管理水平，确保业主的合法权益得到充分保障。