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高校科研项目档案管理制度

第一章总则

为加强高校科研项目的档案管理，确保科研活动的规范性和有效性，依据国家相关法律法规及高校内部管理规定，制定本制度。科研项目档案是记录科研活动全过程的重要文件，涵盖项目立项、实施、成果及经费使用等信息，是科研管理和评估的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本校所有科研项目的档案管理工作，包括但不限于国家级、省级及校级科研项目。所有参与科研项目的教职工均需遵守本制度，确保档案管理的规范性和一致性。

第三章档案管理职责

科研管理部门负责本校科研项目档案的管理工作，具体职责包括：制定档案管理规范，组织档案的收集、整理、保管和利用，定期检查档案管理情况，确保档案的完整性和安全性。各科研项目负责人应对项目档案的真实性、完整性和及时性负责，确保相关材料的收集和归档。

第四章档案的收集与归档

科研项目档案的收集包括项目申请书、立项通知书、研究计划、进展报告、成果报告、经费使用情况及相关的会议记录、通讯记录等。所有档案材料应按照项目的时间顺序和类别进行整理，确保归档材料的完整性和可追溯性。归档材料需由项目负责人审核签字，确保内容真实有效。

第五章档案的保管

科研项目档案由科研管理部门专人负责保管，档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案室应定期进行安全检查，确保档案的完整性和安全性。所有档案应逐一编号登记，建立档案管理台账，记录档案的借阅、查阅和转递情况。

第六章档案的查阅与借用

教职工或外部人员需查阅或借用科研项目档案时，应向科研管理部门提出申请，并填写相关登记表。档案的借用原则上应限于本校教职工，特殊情况需经科研管理部门批准。查阅档案时应遵守必威体育官网网址规定，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

第七章档案的转递

科研项目档案的转递工作应严格按照规定程序进行。项目负责人在人员调动或项目变更时，应及时将相关档案转递至新负责人。转递档案时需填写转递通知单，确保档案的完整性和安全性。转递的档案应通过机要途径进行，禁止个人随意携带。

第八章档案的销毁

科研项目档案的销毁应遵循相关法律法规及学校的规定。档案保存期限届满后，科研管理部门应对档案进行审核，确认无需保存的档案方可进行销毁。销毁工作应由专人负责，并填写销毁记录，确保销毁过程的透明和可追溯性。

第九章监督与评估

科研管理部门应定期对档案管理工作进行监督和评估，检查档案的完整性、准确性和安全性。评估结果应形成书面报告，反馈给相关部门和项目负责人。对档案管理工作中存在的问题，应及时提出整改意见，并跟踪落实情况。

附则

本制度由科研管理部门负责解释，自颁布之日起实施。各部门应根据本制度制定相应的实施细则，确保科研项目档案管理工作的有效开展。