电子邮件书写礼仪.ppt

关于电子邮件书写礼仪contents邮件标题称呼语与问候语正文附件结尾签名回复技巧发送、抄送、密送第2页,共14页，星期六，2024年，5月邮件标题不要空标题，这显得最为失礼标题要简洁，在邮件的接收方能显示的完整标题为宜标题要反映邮件的重要性一封邮件一个主题，不可大杂烩，方便日后查找，整理。回复邮件时要更改标题，适当去除邮件中的“FW”及RE,避免出现一连串的RE,RE。标题千万不要出现错误字第3页,共14页，星期六，2024年，5月邮件标题比如“关于发布会方案”，这个标题就缺少很多信息，谁的发布会？什么时间的？方案是谁做的？如果写成这样：《速途网络上海办8月媒体策划》，会清楚很多。回复邮件时要更改标题，适当去除邮件中的“FW”及RE,避免出现一连串的RE,RE。第4页,共14页，星期六，2024年，5月称呼语与问候语Email开头和结尾最好要有问候语。在多个收件人的情况下可以称呼大家、Dealall如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 关于格式，称呼是第一行顶格写。结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。第5页,共14页，星期六，2024年，5月正文Email正文应简明扼要的说清楚事情以及截止时间。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，容易给人留下随意够严谨的印象，影响专业度。邮件正文合理使用列表，清晰明确。遇到复杂的内容，最好列几个段落进行清晰明确的说明，每个段落要简洁。第6页,共14页，星期六，2024年，5月邮件标题邮件正文合理使用列表，清晰明确。遇到复杂的内容，最好列几个段落进行清晰明确的说明，每个段落要简洁。第7页,共14页，星期六，2024年，5月附件如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；特殊格式文件，应注明打开方式，以免影使用；如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。第8页,共14页，星期六，2024年，5月附件正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。第9页,共14页，星期六，2024年，5月结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。不要只用一个签名档,不同场合使用不同的签名档；每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。第10页,共14页，星期六，2024年，5月结尾签名电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般

应选择比正文字体小一些。

第11页,共14页，星期六，2024年，5月回复技巧及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。第12页,共14页，星期六，2024年，5月发送、抄送、密送收件人是要处理这封邮件所涉及问题的，必须对邮件予以回复；而被抄送人则只是需要知道此事，并不一定要对邮件进行回复，当然如果被抄送人有建议，可以回复邮件；而密送是收件人并不知道你发给了密送的人，这个一般只用在非常规场合。收件人及被抄送人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低。转发邮件时，如果有敏感或者机密信息要小心谨慎，需要特别注意的是，经过多人多次回复或转